¿Cómo habilitar Nómina Electrónica en la DIAN? El paso a paso que necesitas

Si debes emitir nómina electrónica, pero aún no sabes cómo hacerlo, esta guía es para ti. Hemos preparado un paso a paso sencillo para que puedas habilitarte como generador de nómina electrónica ante la DIAN, cumplir con la normativa y empezar a gestionar este proceso de forma más eficiente.

Primero, recordemos que la nómina electrónica es el documento digital que soporta los pagos derivados de la nómina, como salarios, prestaciones sociales y demás conceptos reconocidos a los trabajadores. Este documento debe generarse y transmitirse a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Hace parte de la estrategia de transformación digital de la entidad, cuyo objetivo es fortalecer el control fiscal y facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de las empresas y personas obligadas a presentar nómina electrónica.

Pasos para habilitarte como generador de nómina

Antes de iniciar el proceso de habilitación, debes contar con un certificado digital para firmar los documentos electrónicos. Si utilizas la solución gratuita de la DIAN, puedes solicitar el certificado desde la misma plataforma o adquirirlo a través de una entidad de certificación digital autorizada.

En Siigo puedes obtener tu firma digital para avanzar con mayor autonomía y seguridad en el proceso de habilitación y emisión de documentos electrónicos.

1. Regístrate en el Sistema de Facturación Electrónica de la DIAN

Ingresa al portal oficial de la DIAN (www.dian.gov.co) y selecciona la opción Habilitación dentro de Temas de interés > Factura Electrónica.

Luego, en la sección Empresa, elige la opción Representante legal, diligencia los campos NIT Representante Legal y NIT Empresa, y haz clic en Entrar para generar el token de acceso temporal.

Revisa el correo electrónico registrado, abre el mensaje enviado por la DIAN y presiona Acceder para ser redireccionado a la plataforma.

2. Elige la opción Registro y habilitación

Una vez dentro del ambiente de Habilitación, dirígete al menú lateral izquierdo, selecciona Registro y habilitación, y luego Documentos Electrónicos.

En Tipo de documento, marca Nómina Electrónica y, posteriormente, Nómina Electrónica de Ajuste.

3. Configura el modo de operación y genera el TestSetID

Selecciona la opción Emisor e indica el modo de operación que utilizarás para emitir tus documentos:

• Proveedor tecnológico: si utilizas un software especializado, selecciona el proveedor (por ejemplo, Siigo S.A.S.) y el nombre del software (Siigo PT). Luego, haz clic en Asociar.
• Solución gratuita: si optas por esta modalidad, completa la configuración requerida dentro de la plataforma de la DIAN.

Después, ingresa al Set de pruebas. Allí encontrarás el TestSetID, un código alfanumérico asociado al conjunto de pruebas. Este identificador es clave para realizar y hacer seguimiento a las pruebas de habilitación que deberás ejecutar durante el proceso de habilitación.

En términos prácticos, el TestSetID le indica a la DIAN que los documentos enviados corresponden a pruebas y no a nóminas reales.

4. Realiza y supera el set de pruebas

Con el TestSetID asignado, envía desde tu software los documentos requeridos para demostrar que puede generar, transmitir y validar correctamente la nómina electrónica y sus notas de ajuste.

En el detalle del Set de pruebas podrás consultar la cantidad de documentos requeridos y el número mínimo de documentos aceptados necesario para superar la habilitación.

Una vez cumplido este requisito y obtenidas las validaciones correspondientes, el set cambiará al estado Aceptado y tu modo de operación pasará a Habilitado.

5. Genera y emite tu nómina electrónica

Después de superar las pruebas y obtener el estado Habilitado, podrás generar y transmitir los documentos soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste a la DIAN, cumpliendo con las especificaciones técnicas y la normativa vigente.

6. Consulta la validación de los documentos

Firma cada documento con tu certificado digital y transmítelo a la DIAN.

La entidad validará automáticamente la estructura del archivo XML y enviará una respuesta indicando si el documento fue Aprobado o Rechazado, junto con su respectivo CUNE (Código Único de Nómina Electrónica).

Si el documento presenta errores, estos deben ser revisados y corregidos según las reglas de validación correspondientes.

¡Listo! Así de fácil podrás habilitar la nómina electrónica. También puedes ver el proceso en nuestro videotutorial o visitar el portal de clientes.

Errores frecuentes y puntos de validación

• Problemas de acceso al portal: pueden presentarse porque el token enviado al correo electrónico tiene una vigencia limitada o porque las cookies del navegador bloquean el redireccionamiento.
  La solución más práctica suele ser solicitar un nuevo token e ingresar desde una ventana de incógnito.
• Fallos al generar o copiar el TestSetID: normalmente ocurren por copiar espacios adicionales, utilizar un TestSetID diferente al asignado para nómina electrónica o no completar correctamente la asociación del proveedor tecnológico. Verifica que el software se encuentre correctamente asociado y revisa el código antes de utilizarlo.
• Errores en las pruebas de habilitación: aparecen cuando los documentos no cumplen con alguna de las validaciones exigidas por la DIAN. Por ejemplo, puede existir información incorrecta en los datos del trabajador, inconsistencias en conceptos de nómina o errores en la estructura del documento.

Ahora bien, cada vez que el sistema de la DIAN rechaza la transmisión de un documento dentro del Set de pruebas, devuelve un mensaje de error específico indicando la regla técnica que no se cumplió:

Para corregir estos rechazos y completar tu habilitación con éxito, sigue estos pasos:

1. Lee detenidamente la descripción del error en el reporte de tu software; ahí se detalla la causa exacta, por ejemplo, cuando se asigna incorrectamente la ciudad de residencia de un empleado.
2. Ajusta los datos en el módulo de configuración de tu software de nómina electrónica.
3. Vuelve a generar y enviar los documentos de prueba corregidos usando el mismo TestSetID.
4. Revisa la aceptación hasta que todos los documentos sean aprobados y la DIAN cambie tu estado a Habilitado. Finalmente, haz clic en Sincronizar a producción para empezar a transmitir tu nómina.

Esperamos que esta guía te ayude a completar el proceso de habilitación de forma exitosa y a empezar a emitir tu nómina electrónica sin contratiempos.

Además de cumplir con una obligación legal, la nómina electrónica te permite fortalecer el control de la información, optimizar procesos administrativos y mejorar la gestión de los documentos laborales de tu empresa.