Causación de facturas: qué es y cómo hacerla paso a paso

La causación de facturas es un proceso fundamental para mantener actualizada la contabilidad de una empresa y reflejar correctamente sus ingresos, costos, gastos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

En este artículo te explicamos qué es la causación de facturas, cuál es su relación con el principio de devengo, en qué se diferencia de la facturación y del pago, cómo realizarla paso a paso, qué errores debes evitar y cómo automatizar este proceso para mejorar la eficiencia de tu gestión contable.

¿Qué es la causación de facturas y cuándo se realiza?

Definición contable de causación

En contabilidad, la causación de facturas es la aplicación del principio de causación (también conocido como devengo o acumulación), mediante el cual un hecho económico, ya sea una venta, una compra de bienes o la prestación de un servicio, se reconoce en el momento en que ocurre, sin importar cuándo se reciba o se pague el dinero.

En otras palabras, causar una factura significa registrarla contablemente cuando nace la obligación de pago o el derecho de cobro, y no cuando hay movimiento de efectivo.

Por ejemplo: cuando recibes una factura de compra, registras el gasto o costo y la cuenta por pagar al proveedor. Cuando emites una factura de venta, registras el ingreso y la cuenta por cobrar al cliente, aunque el pago aún no se haya realizado.

Relación con el principio de devengo

En Colombia, bajo las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) y el Estatuto Tributario (E.T.), la causación se fundamenta en el principio de devengo. Este establece que los ingresos, costos y gastos deben reconocerse en el período en que se generan, no en el que se cobran o pagan.

Gracias a este criterio, puedes medir de forma más precisa los resultados y la rentabilidad de cada período, porque la contabilidad refleja lo que realmente pasó en tu negocio, no solo lo que entró o salió de caja.

Por ejemplo, si prestas un servicio en agosto, pero recibes el pago en septiembre, el ingreso se causa en agosto. De igual manera, si recibes una factura de compra correspondiente a julio y la pagas en octubre, el gasto se causa en julio.

Cuándo se reconoce una factura

Una factura debe causarse cuando se cumple las condiciones que dan origen al hecho económico, es decir:

• Se entrega el bien o se presta el servicio al cliente.
• Se emite la factura electrónica y esta corresponde a una operación efectivamente realizada.
• Existe un acuerdo claro entre las partes: un contrato, una orden de compra, la aceptación del servicio o cualquier otro documento equivalente.

En Colombia, además, es clave diferenciar la causación del IVA. Según el Estatuto Tributario, este impuesto se reconoce cuando se configura el hecho generador –la venta de bienes o la prestación de servicios–, no cuando se recibe el pago. El artículo 429 del E.T. señala que el momento de la causación puede variar según el tipo de operación, ya sea una venta, una prestación de servicios, una importación o un retiro de bienes.

Diferencia entre facturación, pago y causación

¿Qué hace cada proceso?

Aunque están relacionados, facturación, causación y pago son tres momentos distintos del ciclo comercial y contable.

La facturación documenta la venta de bienes o la prestación de un servicio mediante una factura. La causación reconoce contablemente la operación, registrando ingresos, costos, gastos, impuestos y cuentas por cobrar o por pagar según corresponda. El pago o cobro, por su parte, es el movimiento de dinero que cancela total o parcialmente una obligación o una cuenta por cobrar.

Por qué no ocurren al mismo tiempo

En operaciones a crédito, estos momentos normalmente no coinciden:

• Puedes emitir una factura y causar la operación el mismo día, pero recibir el pago semanas o meses después.
• También puedes recibir una factura de un proveedor, reconocer el gasto y pagarla más adelante.

Por eso la contabilidad no debe depender únicamente de los movimientos de efectivo. Si registraras las operaciones solo al pagar o cobrar, tus estados financieros no reflejarían correctamente los ingresos, gastos, cuentas por cobrar ni cuentas por pagar de cada período.

Errores comunes al confundirlos

Confundir facturación, pago y causación puede generar situaciones como:

• Subestimar ingresos o gastos al no registrar las operaciones en el momento en que ocurren.
• Mostrar una caja aparentemente saludable mientras existen obligaciones pendientes de reconocimiento o pago.
• Cometer errores en la liquidación de impuestos como el IVA.
• Generar descuadres entre tu contabilidad y los reportes exigidos por entidades tributarias como la DIAN.

Por eso vale la pena recordar: la causación es un proceso contable independiente del pago y del cobro.

¿Cómo se hace la causación de una factura?

1. Revisar la factura y sus datos

Antes de registrar la operación, verifica que la factura cumpla con los requisitos mínimos exigidos:

• Datos del emisor y del receptor: NIT, razón social, dirección y demás datos de identificación.
• Numeración y fecha de emisión de la factura.
• Descripción de los bienes o servicios, cantidades y valores unitarios.
• IVA, retenciones y demás impuestos aplicables.
• Soportes y requisitos de facturación electrónica vigentes ante la DIAN.

2. Identificar el período contable correcto

Registrar en el período correcto evita distorsiones en los ingresos, gastos y costos de la empresa.

Para determinar el período de causación, considera:

• La fecha en que se entregó el bien o se prestó el servicio.
• La fecha de emisión de la factura de venta.
• Las políticas contables de tu empresa.

Por ejemplo, si una factura corresponde a un servicio prestado en un mes determinado, la causación debe hacerse en ese período, aun cuando la factura llegue posteriormente, siempre que existan soportes válidos que respalden la operación.

En el caso del IVA, el reconocimiento del impuesto depende de las reglas tributarias aplicables y del momento en que se configura el hecho generador.

3. Registrar el asiento contable

Con la naturaleza de la operación identificada, registra el asiento contable aplicando el principio de partida doble.

Factura de venta (ingreso)

• Débito: cuenta por cobrar al cliente.
• Crédito: cuenta de ingresos por ventas o prestación de servicios.
• Crédito: IVA generado, cuando aplique.
• Débito: retenciones practicadas, si corresponden.

Factura de compra (gasto o costo)

• Débito: cuenta de gastos o costos, según la naturaleza del bien o servicio adquirido.
• Débito: IVA descontable, cuando el impuesto pueda tomarse como crédito fiscal.
• Crédito: cuenta por pagar al proveedor.
• Crédito: retenciones practicadas al proveedor, si aplican.

Si usas un software especializado, el proceso es más sencillo: basta con seleccionar el tipo de documento, ingresar los datos de la factura y revisar las cuentas contables sugeridas por el sistema antes de contabilizar la operación.

Si posteriormente detectas un error, corrígelo con asientos de ajuste o con notas de crédito o débito, según el caso, conservando siempre la trazabilidad de los registros.

4. Verificar impuestos y guardar el registro

Antes de finalizar el proceso, confirma que el IVA, las retenciones y demás conceptos tributarios hayan sido registrados correctamente de acuerdo con la operación realizada. Por último, conserva la factura y los documentos soporte relacionados con la transacción, ya que forman parte del respaldo contable y tributario de la empresa.

Ejemplos de causación de facturas de compra y venta

Ejemplo de factura de compra

Supongamos que una empresa compra papelería por un valor de $1.000.000 más IVA del 19 % a un proveedor a crédito (plazo de pago de 30 días).

Al causar la factura de compra, el registro contable sería el siguiente:

*El tratamiento del IVA depende de las características de la operación y de las responsabilidades tributarias del comprador.

Con este registro, la empresa reconoce el gasto de la compra, registra el IVA descontable cuando aplica y reconoce la obligación de pago con el proveedor por el valor total de la factura.

Ejemplo de factura de venta

Ahora supón que prestas un servicio de consultoría por valor de $2.000.000, más IVA del 19 %, con un plazo de pago de 60 días.

Al causar la factura de venta, el registro contable sería el siguiente:

*El tratamiento y el momento de reconocimiento del IVA se determinan de acuerdo con las disposiciones tributarias aplicables a cada operación.

Con este registro, la empresa reconoce el ingreso por la prestación del servicio, registra el IVA a cargo y reconoce el derecho de cobro frente al cliente por el valor total de la factura.

Casos con IVA y retenciones

En Colombia, además del IVA, se manejan retenciones (ReteFuente, ReteIVA, ReteICA). Estas no son un costo o gasto adicional, sino un anticipo del impuesto, y deben identificarse y registrarse según la naturaleza de la transacción y las responsabilidades tributarias de las partes.

Por ejemplo, en una factura de compra de servicios profesionales la causación podría incluir:

• Débito: gastos por servicios profesionales.
• Débito: IVA descontable.
• Crédito: proveedores, por el valor neto que realmente pagarás.
• Crédito: retención en la fuente por pagar.
• Crédito: retención de IVA por pagar, si aplica.

En este caso, el valor que finalmente recibe el proveedor puede ser diferente al total de la factura, mientras que tu contabilidad debe reflejar tanto la cuenta por cobrar como los impuestos y retenciones correspondientes.

Por eso, antes de causar una factura, revisa no solo el valor total, sino también los conceptos tributarios que intervienen en la operación para usar las cuentas contables adecuadas.

Errores frecuentes al causar facturas

Registrar en el período equivocado

Uno de los errores más comunes es registrar la operación en el mes de la emisión de la factura, sin verificar cuándo ocurrió realmente el hecho económico.

Esto puede afectar los resultados de cada mes (ingresos o gastos inflados o subestimados), generar problemas en la conciliación del IVA y otros impuestos, además de diferencias en los cierres contables.

En estos casos, puede ser necesario realizar asientos de reclasificación o ajustes contables en períodos posteriores y, si el error es material, reexpresar los estados financieros de acuerdo con las políticas contables aplicables.

Usar cuentas contables incorrectas

Confundir un gasto con un costo de ventas, o registrar una operación como activo fijo cuando no cumple los criterios de reconocimiento y capitalización definidos por la empresa puede distorsionar los estados financieros y dificultar el análisis de la información.

Para evitarlo, es recomendable tener un plan de cuentas bien definido y configurar correctamente el software, de modo que al registrar una factura sugiera cuentas acordes a la naturaleza de la operación.

Omitir soportes o impuestos aplicables

Causar una factura sin tener los documentos que la respaldan (contratos, órdenes de compra, actas), o sin revisar los impuestos y las retenciones aplicables, puede generar riesgos como rechazo de gastos en una auditoría, sanciones tributarias o descuadres entre la contabilidad y las declaraciones.

La factura electrónica cumple una función importante como soporte de las operaciones y, cuando corresponde, respalda el reconocimiento de costos, gastos, deducciones e impuestos descontables, siempre que se cumplan los requisitos establecidos por la normativa vigente.

¿Qué impuestos y documentos se deben tener en cuenta?

Para causar una factura, ten en cuenta tanto la información contable como los elementos tributarios de la operación.

• Documentos soporte válidos para la causación: factura electrónica de venta o el documento soporte electrónico con no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente (Resolución 000167 de 2021).
• Impuestos asociados: IVA (generado en ventas o descontable en compras), la Retención en la Fuente a título de Renta y el ReteICA, cuya tarifa varía según la actividad económica y la ciudad.

Por último, en sectores específicos como el gastronómico, se debe causar el Impuesto Nacional al Consumo (INC), que forma parte del costo o gasto del adquirente, pues no es descontable.

¿Cómo automatizar la causación de facturas?

Llevar la causación de facturas de forma manual en Excel no solo te quita tiempo valioso, sino que aumenta el riesgo de errores y retrasa tus cierres contables.

Con la causación DIAN de Siigo Nube, este proceso deja de ser tedioso y se convierte en un flujo automático e instantáneo. Puedes centralizar toda la información de tus facturas en la Nube, agilizar el registro de las operaciones, la consulta de documentos y hacer el seguimiento de tu contabilidad sin hojas de cálculo sueltas.

En resumen, causar bien tus facturas es lo que garantiza que tus estados financieros reflejen la realidad de tu negocio y que tu empresa esté en regla frente a la DIAN. Con procesos bien definidos y herramientas como Siigo Nube, la causación de facturas puede integrarse de forma más eficiente a la operación diaria y contribuir a una información financiera más confiable y oportuna.