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¿Qué debes saber sobre la liquidación de vacaciones en una empresa?

Según el artículo 18 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), en Colombia todo empleado tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de descanso remunerado por cada año trabajado. Como empleador, tienes la obligación de reconocer y liquidar esta prestación cuando corresponda, de acuerdo con la normativa y los plazos pactados.

Cumplir oportunamente con este pago es fundamental para evitar sanciones, inconsistencias y errores en la nómina electrónica. A continuación, te explicamos cómo liquidar las vacaciones correctamente, qué hacer cuando el salario es variable y bajo qué condiciones es legal compensar la mitad de las vacaciones en dinero.

¿Cuál es la base para liquidar las vacaciones?

La base para liquidar las vacaciones depende del tipo de salario del trabajador. Si el salario es fijo, se toma como referencia el salario ordinario vigente al iniciar las vacaciones. En cambio, si el salario es variable, se usa el promedio del salario devengado durante el último año de servicios o durante el tiempo laborado, si es inferior a un año. Así lo establece el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo.

A diferencia de otras prestaciones sociales, como las cesantías o la prima de servicios, en la liquidación de las vacaciones no se incluyen el auxilio de transporte, las horas extras ni los recargos por domingos o festivos. Solo los pagos que constituyen salario hacen parte de la base, independientemente de si el salario es fijo o variable.

¿Qué salario base se usa si el salario es fijo?

La base es el salario ordinario vigente al momento de comenzar el descanso, sin incluir pagos ocasionales que no integren el salario ordinario.

¿Qué salario base se usa si el salario es variable?

Se calcula el promedio del salario devengado durante el año inmediatamente anterior al inicio de las vacaciones, incluyendo únicamente los conceptos salariales.

Ejemplo: un trabajador recibió durante el último año un promedio mensual de $2.800.000, compuesto por salario básico y comisiones. Ese promedio sería la base para liquidar sus vacaciones. No se incluye auxilio de transporte ni otros pagos que no constituyan salario.

Lee también: Salario mínimo 2025.

¿Cómo se calcula la liquidación de las vacaciones?

La fórmula para el cálculo de vacaciones tiene en cuenta tres elementos: el salario mensual básico, los días trabajados y el factor de división 720 (resultado de multiplicar 360 días del año laboral por los 2 días de salario que se reconocen por cada mes trabajado).

Fórmula:
Vacaciones = salario mensual básico × días trabajados / 720

Cómo se liquidan las vacaciones: ejemplo

Cuando un empleado finaliza su contrato, la empresa debe liquidar las vacaciones en proporción al tiempo efectivamente laborado. Es decir, no se pagan los 15 días completos si no alcanzó a cumplir el año, sino el valor correspondiente a los días trabajados.

Por ejemplo, si un trabajador tuvo un salario mensual de $1.623.500 y laboró 210 días —del 3 de enero de 2025 al 2 de agosto de 2025—, el cálculo debe hacerse de manera proporcional.

Aplicando la fórmula, se obtiene el valor que recibirá por concepto de vacaciones de acuerdo con el tiempo laborado.

$1.623.500 × 210 / 720 = 473.520

Si tu empleado tiene un contrato a término fijo inferior a un año, también tiene derecho al pago de vacaciones, según el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo.

Una alternativa para facilitar esta labor es incorporar el software de nómina autorizado por la DIAN de Siigo; así evitas recurrir a archivos de Excel o utilizar fórmulas complejas para calcular las vacaciones de tus empleados.

Con Siigo, tu proceso de habilitación de nómina electrónica se realiza en 4 pasos, de forma fácil, para que el cambio de la nómina manual a electrónica sea rápido y puedas manejar y liquidar conceptos como vacaciones, cesantías, intereses sobre cesantías y prima de servicios, cumpliendo con todos los requerimientos de la DIAN.

Siigo, el software contable y administrativo en el que mantienes la información de la nómina de tus empleados organizada y liquidas sin problemas las vacaciones que por ley debes pagarles.

¿Cómo se liquidan las vacaciones cuando el salario es variable?

Cuando el trabajador no tiene un salario fijo, sino que recibe ingresos que varían mes a mes —como comisiones habituales, incentivos o bonificaciones de naturaleza salarial—, se considera que su salario es variable.

En estos casos, según el numeral 2 del artículo 192 del CST, las vacaciones deben liquidarse con base en el promedio de todo el salario de naturaleza salarial devengado durante el año inmediatamente anterior. Esto implica incluir comisiones habituales y cualquier otro pago que constituya salario.

Si el trabajador se retira antes de cumplir el año, el promedio se calcula con el tiempo efectivamente laborado.

Ejemplo

Juan recibe un salario de $2.500.000 más comisiones por ventas mensuales. Para liquidar sus vacaciones, primero se determina el monto promedio de su sueldo durante el año, sumando todos los pagos y dividiendo el resultado entre 12:

Salario promedio = 38.970.000 / 12 = 3.247.500.

Ese será el salario base para las vacaciones. Luego se aplica la fórmula:

Vacaciones = salario promedio × días laborados / 720

Vacaciones = 3.247.500 × 365 / 720 = 1.646.302,08

Es decir, a Juan le corresponden $1.646.302,08 por concepto de vacaciones.

¿Qué pasa con las vacaciones durante una licencia no remunerada?

La licencia no remunerada es una suspensión temporal del contrato de trabajo, pactada entre el empleador y el trabajador, durante la cual no hay prestación de servicios ni pago de salario.

Suele solicitarse para actividades personales, como viajes o estudios en el exterior, que no están cubiertos por las licencias remuneradas, como sí lo son, por ejemplo, el fallecimiento de un familiar, licencia de maternidad o el derecho al sufragio.

Según el artículo 53 del CST, el tiempo que dura una licencia no remunerada no se tiene en cuenta para la acumulación del derecho a vacaciones ni para las cesantías. Es decir, como empleador, debes descontar ese período del cálculo.

¿Cuándo se pueden pagar las vacaciones no gozadas en dinero?

Este caso aplica cuando el empleado recibe una compensación en dinero de hasta la mitad de las vacaciones (máximo 7,5 días) porque no pidió o no disfrutó de los 15 días estipulados por la ley.

Para que esta compensación parcial sea válida, ambas partes deben acordarla por escrito, según el artículo 189 del CST. Esta compensación debe darse mientras el trabajador cuente con un contrato de trabajo vigente, es decir, mientras se encuentra en ejecución de sus labores.

Por ley, el empleador debe compensar en dinero la mitad de las vacaciones. La otra mitad debe ser disfrutada por el trabajador y no puede ser inferior a 6 días hábiles, de acuerdo con el artículo 190 del CST.

De igual manera, si el empleado no disfrutó de sus vacaciones porque renunció o terminó su contrato, se compensará en dinero de acuerdo al tiempo que haya laborado en la empresa.

Ejemplo

• Salario mensual: $2.000.000
• Días de vacaciones acumulados y no disfrutados: 15
• Aportes a la seguridad social: 8 % del salario mensual (4 % salud y 4 % pensión).
• Días trabajados en el año: 360

Recuerda que las vacaciones solo son base de aportes a la seguridad social cuando se disfrutan durante la vigencia del contrato. Si se pagan en la liquidación final porque no se tomaron, se consideran una indemnización y no llevan esos descuentos.

Pasos para calcular la liquidación de vacaciones no disfrutadas

1. Determina el salario base diario
   Salario diario = Salario mensual / 30
   Salario diario = 2.000.000 / 30 = 66.667
2. Calcula el valor de las vacaciones no disfrutadas
   Valor de las vacaciones no disfrutadas = Salario diario × Días de vacaciones no disfrutadas
   Valor de las vacaciones no disfrutadas = 66.667 × 15 = 1.000.005
3. No te olvides de los aportes a la seguridad social sobre las vacaciones
   Aportes a la seguridad social = Valor de las vacaciones no disfrutadas × 8%
   Aportes a la seguridad social = 1,000,005 × 0.08 = 80,000.40
4. Establece el valor neto a recibir
   Valor neto a recibir = Valor de las vacaciones no disfrutadas − Aportes a la seguridad social
   Valor neto a recibir = 1.000.005 − 80.000,40 = 920.004,60

El valor neto a recibir por las vacaciones no disfrutadas, sin descuentos de seguridad social, es de $920.004,60

Interrupción de las vacaciones

Existen circunstancias que pueden afectar las vacaciones de un empleado. En estos casos, el trabajador no pierde el derecho a disfrutarlas, sino que puede reanudar el tiempo pendiente cuando desaparezca la causa que originó la interrupción.

Así lo establece el artículo 188 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual regula la figura de la interrupción de las vacaciones.

¿Cuáles son los errores más comunes al liquidar vacaciones?

Cuando se trata de liquidar vacaciones, hay ciertos errores que se repiten con frecuencia y que pueden generar inconformidad o incluso problemas legales. Por eso, es clave conocerlos y prevenirlos.

1. Cálculo incorrecto de los días de vacaciones

Uno de los más comunes es no llevar un registro preciso de la acumulación de días de descanso causados. Ocurre cuando no se tiene en cuenta la antigüedad del trabajador, no se consideran los días festivos que coinciden con el periodo vacacional, no se descuentan los días de incapacidad o licencias no remuneradas. Además, muchos empleadores calculan mal los días en contratos de medio tiempo o jornadas parciales.

2. Omisión del pago de recargos

Otro error frecuente es la omisión del pago de recargos. En algunos casos no se reconocen los intereses o recargos que puedan originarse por pagos atrasados, lo que termina generando saldos pendientes o reclamaciones para el empleador.

3. Errores en la base de cálculo

Como empleador, es tu responsabilidad verificar que la base de liquidación sea correcta: el promedio de salarios variables cuando aplican, sin incluir conceptos como el auxilio de transporte o pagos que no constituyen salario.

4. Falta de claridad en la información

El trabajador tiene derecho a recibir un comprobante de pago detallado que especifique los días de vacaciones disfrutados, el valor del salario vacacional, los recargos y las deducciones aplicadas.

5. No considerar situaciones especiales

Ocurre cuando no se liquidan correctamente las vacaciones en caso de contratos a término fijo o parcial, donde debe aplicarse la proporcionalidad correspondiente.

También cuando no se aplica la normativa vigente en caso de suspensiones del contrato o terminación de la relación laboral, lo que puede afectar el reconocimiento adecuado de los días causados y generar contingencias laborales para el empleador.

En caso de presentarse este hecho, el empleado debe justificar las causas para interrumpirlas, como:

• Incapacidad por accidente o enfermedad.
• Muerte de un familiar.
• Situación extraordinaria que requiere su presencia en la empresa.
• Otra causa justificada.

Recomendaciones:

Liquidar correctamente las vacaciones requiere conocer la normativa, aplicar la base adecuada según el tipo de salario y llevar un registro preciso de la acumulación de los días causados y disfrutados. Cualquier error en este proceso puede terminar en recalamaciones laborales o inconsistencias en la nómina electrónica.

Para reducir ese riesgo, el Software de Nómina de Siigo calcula automáticamente las vacaciones conforme a la normativa vigente, lleva el control de los días causados y disfrutados, y genera los comprobantes que tanto el empleador como el trabajador necesitan.

Asimismo, es fundamental capacitar al personal del área de recursos humanos en materia laboral para garantizar una correcta aplicación de la ley y reducir riesgos de contingencias. En caso de dudas o situaciones particulares, también es aconsejable consultar con un asesor laboral que brinde orientación técnica y jurídica oportuna.