EMPRESARIO | 6 MINUTOS DE LECTURA

Cómo llevar la contabilidad de tu negocio fácilmente

Encontrar un método práctico para llevar la contabilidad de un negocio es una búsqueda constante de empresarios y emprendedores, ya que la normatividad y el contexto colombiano tienen muchas exigencias que deben tenerse presentes y que deben encargarse a un profesional; sin embargo, si el presupuesto de tu empresa no es suficiente para pagar un contador, puedes organizar tu contabilidad mediante el método que te contamos a continuación.

¿Qué es la contabilidad en un negocio?

Se define como el proceso de registrar, clasificar y resumir las transacciones financieras para proporcionar información financiera útil en la toma de decisiones. Esto incluye el seguimiento de ingresos, gastos, activos y pasivos de la empresa.

La contabilidad permite a los empresarios comprender la salud financiera de su negocio, cumplir con las obligaciones fiscales, realizar análisis e implementar acciones que permitan el crecimiento y la sostenibilidad de la empresa.

Diferencias entre contabilidad para negocios y contabilidad personal

La contabilidad para negocios y la contabilidad personal tienen objetivos y enfoques diferentes. Una se centra en registrar y analizar las transacciones financieras de una empresa, mientras que la otra se ocupa de las finanzas individuales de una persona.

En la contabilidad para negocios, es fundamental cumplir con normativas fiscales y preparar informes financieros como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. En la contabilidad personal, el objetivo principal es gestionar el presupuesto personal, ahorrar y planificar para el futuro.

Lo que necesitas para llevar la contabilidad de tu empresa

Para llevar una contabilidad eficiente y precisa en tu empresa, necesitarás una combinación de herramientas, conocimientos y procesos. Aquí conocerás los elementos clave:

Herramientas esenciales:

• Software contable: un software contable te permitirá automatizar muchos de los procesos contables, como la generación de facturas, el registro de transacciones, la conciliación bancaria y la generación de informes financieros.
• Documentos contables: conserva todos los documentos que respalden tus transacciones, como facturas, recibos, comprobantes de pago, extractos bancarios, etc.
• Libros contables: aunque muchos procesos se digitalizan, es importante llevar registros contables físicos o digitales, como el libro diario y el libro mayor.
• Hardware: una computadora con acceso a internet y un sistema de almacenamiento seguro para respaldar tus datos.

Conocimientos necesarios:

• Principios contables: es fundamental conocer los principios contables básicos para registrar las transacciones de manera correcta.
• Legislación fiscal: sigue de cerca las leyes fiscales aplicables a tu empresa para cumplir con tus obligaciones tributarias.
• Uso del software contable: aprende a utilizar el software contable que hayas elegido para aprovechar al máximo sus funcionalidades.

Procesos clave:

• Registro de transacciones: todas las transacciones financieras de tu empresa deben registrarse de manera oportuna y precisa.
• Conciliación bancaria: es importante conciliar tus cuentas bancarias con los registros contables para detectar cualquier discrepancia.
• Generación de informes financieros: genera informes financieros periódicos (balance general, estado de resultados, flujo de efectivo) para evaluar el desempeño de tu empresa.
• Cumplimiento fiscal: presenta tus declaraciones de impuestos de manera puntual y correcta.

Opciones para llevar la contabilidad:

• Hacerlo tú mismo: Si tienes conocimientos contables y tiempo disponible, puedes llevar la contabilidad de tu empresa por tu cuenta.
• Contratar un contador: Un contador profesional te ayudará a llevar la contabilidad de tu empresa de forma eficiente y precisa.
• Utilizar un servicio de contabilidad en línea: Existen plataformas en línea que te permiten llevar la contabilidad de tu empresa de forma sencilla y accesible.

Paso a paso para gestionar las cuentas de tu negocio

Llevar las cuentas de tu negocio puede parecer un desafío, pero con un enfoque estructurado, es posible hacerlo de manera efectiva. Aquí te presentamos el paso a paso para gestionar las cuentas.

Paso 1: Organiza tus finanzas

Esto implica separar las finanzas personales de las del negocio, abre una cuenta bancaria empresarial y establece  un sistema para gestionar los documentos financieros.

Paso 2: Registra todas las transacciones

No dejes pasar detalles incluye ventas, compras, pagos de sueldos y gastos operativos. Utiliza un libro de contabilidad o un software contable para hacer estos registros.

Paso 3: Establece un plan de cuentas

Establecer un plan de cuentas te ayudará a organizar y clasificar las transacciones de manera coherente.

Paso 4: Controla el flujo de caja

Asegúrate de monitorear las entradas y salidas de efectivo para evitar problemas de liquidez. Mantén un registro diario de los movimientos de efectivo y revisa periódicamente el flujo de caja.

Paso 5: Realiza reportes financieros periódicos

Prepara informes como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo al menos una vez al mes. Estos datos te ayudarán a tomar decisiones informadas y a cumplir con las obligaciones fiscales.

Conceptos contables clave para empresarios

La contabilidad es el lenguaje de los negocios, y comprender sus conceptos básicos es fundamental para cualquier emprendedor. A continuación, te presento algunos de los conceptos contables más importantes que todo empresario debería conocer:

Conceptos Fundamentales:

• Activo: son los recursos que posee la empresa y que generan beneficios económicos en el futuro. Por ejemplo, el efectivo, los equipos, los inventarios, etc.
• Pasivo: obligaciones que tiene la empresa con terceros, es decir, las deudas. Pueden ser a corto plazo (cuentas por pagar) o a largo plazo (préstamos bancarios).
• Patrimonio: representa la diferencia entre los activos y los pasivos. Es el valor neto de la empresa y pertenece a los propietarios.
• Ingreso: hace referencia al aumento del patrimonio neto generado por las actividades principales de la empresa, como las ventas.
• Gasto: disminución del patrimonio neto generado por las actividades principales de la empresa, como la compra de insumos.

Estados Financieros:

• Balance General: muestra la situación financiera de la empresa en un momento determinado, detallando los activos, pasivos y patrimonio neto.
• Estado de Resultados: refleja los ingresos y gastos de la empresa en un período específico, mostrando la utilidad o pérdida neta.
• Estado de Flujo de Efectivo: informa sobre las entradas y salidas de efectivo de la empresa en un período determinado, clasificándolas en actividades operativas, de inversión y de financiamiento.

Consigue un software contable en la Nube para pequeñas empresas

Elegir el software contable adecuado para tu empresa es una decisión crucial que puede impactar significativamente en la gestión financiera de tu negocio. A continuación, te guiaré a través de los pasos clave para tomar una decisión informada:

1. Evalúa tus necesidades específicas
2. Compara las características clave
3. Investiga las opciones disponibles
4. Considera factores adicionales
5. Prueba gratuita

Muchos software contables ofrecen una prueba gratuita para que puedas evaluar si cumple con tus necesidades. Aprovecha esta oportunidad para familiarizarte con la interfaz y probar las diferentes funcionalidades.

¿Por qué elegir Siigo Contador?

• Adaptabilidad a diferentes tamaños de empresas: Siigo Contador ofrece planes que se adaptan a las necesidades de empresas de diferentes tamaños.
• Funcionalidades completas: Cubre una amplia gama de necesidades contables, incluyendo gestión de inventario, nóminas y generación de informes personalizados.
• Soporte técnico: Cuenta con un equipo de soporte técnico dispuesto a ayudarte en todo momento.
• Integraciones: Se integra con diversas plataformas y bancos, lo que facilita la gestión de tus finanzas.