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Trámites que hacer en la DIAN para facturar electrónicamente

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Los trámites ante la DIAN para facturar electrónicamente comprenden una serie de pasos necesarios para cumplir con lo establecido en la Resolución 000042 de 2020. De acuerdo a lo anterior, durante el 2020 las empresas obligadas a expedir factura electrónica deberán acogerse a la reglamentación que indica como validar, expedir y entregar la factura.

En este artículo te vamos a contar cuáles son esos trámites exigidos por la DIAN para que alistes a tiempo lo necesario y puedas comenzar a facturar electrónicamente.

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Trámites que debes hacer ante la DIAN para Facturar Electrónicamente

Para implementar la Facturación Electrónica en tu empresa es necesario realizar un proceso de habilitación exigido por la DIAN. Este proceso se trata de que tú como empresario, según sea tu actividad económica principal, compruebes a través de unas pruebas tecnológicas la idoneidad del software empleado para ejecutar el proceso de facturación electrónica.

La DIAN pone a disposición de las Mipymes dos formas para empezar a facturar: mediante una herramienta propia o mediante el apoyo de un proveedor tecnológico. Adicionalmente, debes solicitar una autorización de numeración para la factura electrónica, requisito indispensable de acuerdo a la Resolución 000042 de 2020.

A continuación te contamos los pasos que debes seguir para cumplir con el proceso de implementación.

1. Habilítate como facturador electrónico

Debes ingresar a la página de la DIAN  y de acuerdo a la herramienta tecnológica que elegiste te habilitas como facturador electrónico. Si tu proveedor tecnológico es Siigo realiza los siguientes pasos con el fin de completar el proceso.

  • Ingresa a la página de la DIAN https://www.dian.gov.co y en la parte inferior de la pantalla selecciona el icono llamado “Habilitación”.
  • En la parte derecha, selecciona “Empresa” y diligencia el número de la cédula del representante legal y el NIT de la empresa. Cuando finalices dale clic en el botón “Entrar”.
  • La DIAN enviará un correo electrónico al representante legal de la empresa. En el mensaje enviado busca y dale clic a la palabra “Acceder”.
  • Cuando te redirijan a la nueva plataforma de la DIAN, ubícate en la opción “Participantes – Facturador”. Debes verificar los datos de tu empresa y luego dale clic en el botón “Confirmar modo de operación”.
  • En la pantalla que genera debes darle clic en “Seleccione el modo de operación – Software de un proveedor tecnológico”.
  • En el campo “Datos de la empresa y Software” selecciona SIIGO S.A para finalmente en el inferior de la pantalla dar clic en “Adicionar”.

Cuando se confirme que el facturador electrónico es Siigo ya puedes iniciar el seguimiento para el set de pruebas de facturación.

Te invitamos a que conozcas nuestro software de facturación electrónica online.

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2. Inicia la fase de pruebas

Después de diligenciar los campos del punto anterior, encontrarás el Rango de pruebas y el Detalle de set de pruebas; esto consiste en que puedas verificar si los servicios del software se ajustan a las exigencias técnicas de la DIAN. Durante este proceso debes elaborar máximo 5 facturas electrónicas a través del software que elegiste: propio o con un proveedor tecnológico.

Si elegiste Siigo Nube, solo debes elaborar la factura electrónica y el software se encarga de enviarla directamente a la DIAN; la entidad realizará un proceso de validación que tardará solo segundos.

Con la solución de Facturación Electrónica de Siigo Nube podrás realizar todo el proceso de envío de facturas, creación de notas débito y crédito que te permitirán conocer y aplicar todo lo necesario dentro de la Facturación Electrónica. En Siigo, nos esforzamos por mejorar nuestro sistema de facturación, por ello, trabajamos para darte acceso al set de pruebas. Puedes consultar más en el portal clientes: Habilitación como facturador electrónico y seguimiento del set de pruebas.

3. Solicita la resolución de Facturación Electrónica

Si ya has emitido facturas de venta sabes que estas deben llevar una autorización de numeración. En el caso de las facturas electrónicas debes hacer una solicitud ante la DIAN para obtener un número de autorización; este consiste en un sistema de anotación consecutiva que irá en cada factura electrónica que expidas.

Para esto debes ir a la página de la DIAN:

  • Al final de la página busca la opción “Portal Transaccional” luego dale clic en “Usuario registrado”. El sistema abrirá una nueva pestaña para ingresar a la plataforma Muisca.
  • Diligencia los datos de ingreso: encontrarás 5 opciones y deberás escoger una. Luego diligencia el número de cédula y la contraseña.
  • En la plataforma busca en la parte izquierda la opción “Numeración de facturación-Solicitar numeración de facturación”.
  • Por último, diligencia los campos que el sistema te solicita.

Aquí puedes consultar todo lo relacionado con la resolución de facturación electrónica.

Completar el proceso de Facturación Electrónica

Además de realizar estos trámites ante la DIAN, recuerda que debes elegir un software para facturar y contar con una firma digital o certificado digital para expedir facturas electrónicas.

1. Software de Facturación Electrónica

Para expedir facturas electrónicas debes contar con un software que te permita cumplir con los requisitos técnicos y tecnológicos estipulados por la DIAN:

  1. código QR;
  2. formato XML;
  3. CUFE;
  4. validación previa.

El software que elijas debe garantizarte que en tus facturas tendrás los elementos mencionados anteriormente, por ello, si no vas a utilizar un software propio, busca los servicios de un proveedor tecnológico autorizado como Siigo. Con Siigo Nube podrás elaborar facturas electrónicas de manera sencilla y rápida, además cuentas con soporte técnico ante cualquier duda que tengas.

2. Certificado digital o firma digital

Uno de los requisitos estipulados en la Resolución 000042 de 2020 es contar con un certificado digital o firma digital. La firma digital es un respaldo para asegurar la autenticidad y la confiabilidad de todos los datos que se encuentran en cada factura electrónica y debe contar con una fecha vigente.

Esta no debe confundirse con la firma electrónica que se usa para documentos jurídicos y permite reconocer a la persona que firma el documento.

Esta guía sobre la facturación electrónica es lo que necesitas leer

Beneficios de la Facturación Electrónica en tu empresa

Además de ser una Ley de cumplimiento obligatorio, la facturación electrónica es un sistema que mejora el rendimiento de tu negocio y trae consigo muchos beneficios.  Aquí te contamos las ventajas de emplear la facturación electrónica:

1. Disminución de costos

Facturar electrónicamente minimiza en un alto porcentaje tus costos, ya que no vas a necesitar papel, todo lo puedes hacer de manera digital. Ahorras costos de impresión, entrega y almacenamiento. El espacio físico utilizado para almacenar facturas representa un gasto. Al utilizar un software de Facturación Electrónica lo eliminas y puedes emplear espacio para optimizar la gestión de la empresa. Nuestro costo de implementación es cero y además incluye los códigos QR, CUDE y CUFE. Olvídate de pagar valores adicionales por estos trámites y requerimientos.

2. Soporte electrónico

Con las facturas en papel existían algunos inconvenientes: se perdían o la información impresa se borraba después de un tiempo. Con el soporte electrónico ambos podrán almacenar indefinidamente sus facturas sin ocupar espacio adicional y llevar un registro de sus transacciones para facilitar cualquier trámite en el que sea necesario la presentación de la factura.

3. Minimizas tiempo

El tiempo que antes gastabas haciendo facturas manuales, ahora puedes invertirlo en algo más productivo, pues la emisión y entrega de facturas digitales es mucho más rápida.

4. Ayudas al medio ambiente

Dejar de utilizar papel en un proceso tan necesario como la facturación, aparte de ahorrarte mucho dinero, te permitirá contribuir con el cuidado del medio ambiente.

5. Aumentas tu competitividad

Facturar electrónicamente te ayudará a ir un paso más adelante con tus clientes porque disminuyes los tiempos de respuesta.

Si quieres conocer más detalles sobre la facturación electrónica puedes descargar el siguiente ebook:

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Recuerda que en Siigo te brindamos el servicio de Facturación Electrónica, a través de nuestro software administrativo que te permite ahorrar tiempo desde la generación de la factura hasta la recepción del pago. En simples pasos, Siigo te hace la vida más fácil, para que la Facturación Electrónica sea un proceso sencillo y alineado con los requerimientos de la DIAN.

La solución de Facturación Electrónica gratuita también está disponible para ti, podrás hacer hasta 25 facturas electrónicas por mes.

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Laura Navarro autora siigo blog

Escrito por Laura Valentina Navarro Olaya

Soy mercadóloga de la Universidad Central. Amo escribir. Me apasiona la danza y la lectura. Mi objetivo es brindar información de valor a través de lo que escribo, transformar desde una mínima influencia la vida de mis lectores y ser feliz por su crecimiento profesional, laboral o educativo.

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Antpack

7/15/2022

excelente

PAOLA NARVAEZ

5/22/2020

Hola buen día necesito realizar el pago de la factura de siigo pero en efectivo para ello en la factura me dice que debo descargar un pin pero no se como, no hay la opción que me lo permita me pueden colaborar por favor.

Gracias

Paula Garzón

6/9/2020

Hola Paola.
Puedes comunicarte al 5802606 para que te brinden toda la información sobre las opciones de pago

Angie

3/29/2020

Buenas tardes nuestra empresa se inscribió a sigo nube, cuando estamos realizando los pasos en la pagina de la Dian nos aparece lo siguiente:
ESTADO DE APROBACION: PENDIENTE DE REGISTRO CODIGO DE ACTIVIDAD 4669, no nos aperece nada mas.

Agradezco nos puedan ayudar con esta inquietud.

Gracias

Paula Garzón

6/9/2020

Hola Angie,
Dejános tus datos para que un asesor de servicio al cliente se pueda comunicar contigo

Melisa Silva

3/3/2020

Buena tarde:

Para el envío de notas crédito la DIAN pide una resolución, se debe colocar la misma de la facturación? estamos con software propio, les agradezco si me puede ayudar, mil gracias.

Angie Castañeda

3/18/2020

Hola Melisa, al enviar notas crédito el sistema no solicita resolución, solicita únicamente el CUFE de la factura a la que se le esta aplicando la nota crédito.

Diego

1/27/2020

Buen día
Necesito reiniciar el envío del set de pruebas debido a que por error ingresé el que no correspondía, y no he podido asociar la resolución correspondiente, me pueden indicar como se hace, debido a que no he podido comunicarme con ustedes.

Chris

1/8/2020

Llevo 6 meses intentando habilitarme como facturador electronico y no logro contactar con vosotros de manera efectiva, me habéis cobrado 2 veces el certificado digital y no me contestais sobre el porque. No me dais soluciones a las dudas y llevo 6 meses atascada. Una vergüenza. Un servicio atención el cliente nefasto. Un timo!

Mayra Alexandra Barrero Coral

1/8/2020

Hola, Chris.
Lamentamos mucho esta situación ? ¿Tienes un número de teléfono para que nos contactemos directamente contigo? Si es así déjanos el número y tu NIT para poder brindarte asesoría. También puedes escribirnos al siguiente correo: [email protected]

JOSE MANUEL VELEZ CABRERA

12/31/2019

Hola buenos dias, el Software de la facturacion electronica se alimenta con la informacion de todo el inventario existente de productos del negocio o a partir de las facturas que lleguen luego del inicio de la Facturacion electronica?,

Mayra Alexandra Barrero Coral

1/7/2020

Hola, José Manuel ?
¿Usas Siigo Nube o solo facturación electrónica? Recuerda que con el software de Siigo Nube el programa te trae la información de inventario para la facturación electrónica. Si tienes más dudas nos puedes dejar un número de contacto o correo electrónico para que un asesor especializado se contacte contigo.
¡Feliz día!

Diego

12/2/2019

Buen día

Debo solicitar nueva resolución, y debe ser consecutiva o puede ser numeración nueva

Mayra Alexandra Barrero Coral

12/3/2019

Hola, Diego ?
Según la normatividad que rige la factura electrónica los obligados a facturar deben realizar la solicitud de resolución de facturación. Puedes consultar la Resolución 000055 de 2016 y la Resolución 000013 de 2019.

Luis Carlos

11/25/2019

Buenos días, voy a constituir una sociedad, es obligatorio iniciar a facturar electrónicamente? o depende de lo que facture este año

Mayra Alexandra Barrero Coral

11/26/2019

Hola, Carlos ?
En las Resoluciones 000020 y 000064 de 2019 se especifica los grupos que están obligados a facturar electrónicamente. Puedes consultar este artículo para ampliar el tema.
¡Saludos!

Zully

6/11/2019

Buenas tardes, yo tengo Siigo Nube y me llama la atención la charla, dice empieza a las 8 y a que hora termina? tienen programadas mas conferencias acerca de este tema, pues no puedo asistir el 13 por eso la pregunta.

Laura Valentina Navarro Olaya

6/13/2019

Hola Zully. La charla dura aproximadamente 2 horas; tenemos más programadas para este mes, aquí te dejo el enlace para que te registres a la fecha que te quede mejor: https://blog.siigo.com/charlas-fe/?ppc=1

CARLOS ARANGO

12/14/2018

como hago para registrarme en la dian para la facturación electronica. con mi propio software no con factuarción gratuita de la dian.

Juan Esteban Rodriguez Peña

2/28/2019

Buen día Carlos

Debes solicitar ante la DIAN el número de resolución para emitir factura electrónica. Te invito a consultar el siguiente documento donde podrás encontrar más información! Solicitud de autorización de numeración de facturación

Saludos!

Tatiana Beron

11/17/2018

Buen día, Solicite la información necesaria para iniciar el proceso con siigo nube y redireccionaron a otro proveedor electrónico, estoy pendiente que hacer porque requiero tomar un plan de acción inmediato, si van a facturar electrónicamente, que debo hacer o definitivamente sigo evaluando las 2 sugerencias que ustedes me hicieron. Gracias

Laura Valentina Navarro Olaya

11/27/2018

Tatiana en este momento nuestro nuevo siigo nube, es decir, aquel que maneja el módulo de contabilidad tiene dentro de sus funcionalidades el manejo de facturación electrónica; para conocer el detalle de los procesos que debes realizar puedes ingresar a nuestro portal de clientes y en el siguiente enlace https://portaldeclientes.siigo.com/FacturacionElectronica/nube/ encuentras el paso a paso de como puedes realizar la implementación en tu empresa. Buen día

Margarita

11/16/2018

Hola en nuestra empresa ya manejamos siigo nube, quisiera preguntar cuándo se habilitará la factura electrónica en el aplicativo para los clientes?

Laura Valentina Navarro Olaya

11/27/2018

Margarita buen dia, te sugerimos comunicarte con nuestra área de servicio al cliente donde uno de nuestros asesores revisa exactamente el tipo de producto que manejas en tu empresa y te puede confirmar el proceso a seguir. De igual forma en nuestro portal de clientes https://portaldeclientes.siigo.com/ puedes ingresar y selecciar el tipo de producto que manejes y allí encontrarás información sobre el manejo de facturación electrónica. Saludos!!

Carolina Mateus

11/16/2018

Hola buenas tardes, en nuestra empresa contamos con la subscripcion mensual de siigo nube mas el programa contable, quería preguntarte si es necesario hacer algún tipo de actualización al plan que tenemos para implementar la facturación electrónica o cual es el proceso a seguir.

Laura Valentina Navarro Olaya

11/27/2018

Hola Carolina, tendrias que comunicarte con nuestra área de servicio al cliente donde uno de nuestros asesores revisa exactamente el tipo de producto que manejas en tu empresa y te puede confirmar el proceso a seguir. De igual forma en nuestro portal de clientes https://portaldeclientes.siigo.com/ puedes ingresar y selecciar el tipo de producto y allí encontrarás información sobre el manejo de facturación electrónica

Jeimmy Dulce

10/18/2018

Buenos días
Cuál es el proceso que debo seguir : compro software , escojo operador autorizado y qué pasos realizo ante la Dian

Laura Valentina Navarro Olaya

11/23/2018

Jeimmy, gracias por participar en nuestro blog. Para que puedas iniciar a facturar electronicamente debes estar registrado ante la DIAN, con las responsabilidades y resolucion de facturacion electronica correspondiente; allí tambien es necesario seleccionar el proveedor tecnologico. Una vez ccuentes con estos pasos confirmaras estos datos en tu software. Recuerda que Siigo tambien es el proveedor tecnólogico y para conocer el manejo de esta funcionalidad en el programa puedes ingresar a nuestro portal de clientes https://portaldeclientes.siigo.com/ y seleccionar el producto que manejas en tu empresa, allí encontrarás el detalle de esta información. Buen día

ivan pulido

9/5/2018

hola laura:muy buena informacion. una consulta. al digitar y guardar y emitir la factura electronica el sistema automaticamente me hace el envio de la factura a la dian o ese es otro procedimiento aparte? y por otro lado tiene al gun costo el envio de cada factura electronica o hay que pagar alguna mensualidad por el envio de la informacion ?

gracias.

Laura Valentina Navarro Olaya

9/14/2018

Hola Ivan. Gracias por tu comentario 🙂 Respecto a tu duda: una vez realices la factura, el sistema se encarga de hacer lo necesario para que de inmediato le llegue a tu cliente a su correo electrónico y al mismo tiempo a la DIAN en formato XML; tú no debes hacer ningún procedimiento aparte. Por otro lado, normalmente cada factura que emitas tiene un costo; el precio de cada factura depende de cuántas emitas al mes. Si quieres saber cómo funciona este proceso con Siigo, puedes dejarnos tus datos para ponernos en contacto contigo. También te invito a leer nuestro artículo: Siigo: software administrativo con sistema de facturación electrónica propio para que sepas cómo funciona la implementación de la facturación electrónica con Siigo. Saludos.

Maricela Molina

8/24/2018

hola buenos dias , tengo dos preguntas estoy cotizando para factura electronica, hay que tener el mismo sofware de facturacion electronica y contable , para que la informacion quede en linea , si no se tiene el mismo sofware se tendria que digitar la factura luego em sistema contable

Laura Valentina Navarro Olaya

8/24/2018

Hola Maricela. Gracias por leer nuestro artículo. Por lo general, cuando el software de contabilidad es diferente al software de facturación electrónica, es necesario hacer doble digitación. En Siigo no tienes esta preocupación porque toda la información queda en la nube y se sincroniza automáticamente con la contabilidad de tu empresa. Así que se elimina la ardua tarea de la doble digitación. Si quieres obtener más información sobre nuestro software Siigo Nube puedes dejar tus datos de contacto para atenderte cuanto antes. También te invito a leer nuestro artículo: Siigo: software administrativo con sistema de facturación electrónica propio para que sepas cómo funciona la facturación electrónica con Siigo Nube. Un saludo.