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Programa de facturación ¿por qué lo necesito?

Ahora más que nunca es importante conocer el funcionamiento y los beneficios de utilizar un software o programa de Facturación Electrónica en una empresa, ya que durante el 2019 y 2020 será obligatorio el uso de facturas electrónicas en todo el país con el fin de modernizar el canal de comunicación entre la máxima autoridad tributaria del país (DIAN) y los contribuyentes.

Un programa de facturación es básicamente un software o sistema informático diseñado para gestionar la creación de facturas de venta, desde el cual se puede llevar control de estos documentos en su totalidad, de modo que la información se resguarda en un lugar confiable y el proceso de generación es mucho más eficiente que cuando se hacía a mano o llenando una plantilla de computador.

La diferencia con este último método es que, aunque el documento era digital, porque se realizaba a través de una herramienta como un ordenador, las personas debían escribir la información una y otra vez para luego imprimirla. En cambio, con un programa de facturación electrónica se puede lograr más rápidamente

Las cualidades de los programas de Facturación Electrónica

La velocidad y la eficiencia, atributo de los programas de Facturación Electrónica, coinciden con uno de los objetivos del cambio en el paradigma de facturación en el país. Recordemos que el 2019 se eligió como el año para iniciar la transición de la factura tradicional a un formato electrónico, así que para los próximos años hablar de facturación a mano o a computador será completamente obsoleto.

Entonces, si eres un empresario o administrador de algún negocio comercial pequeño o mediano, debes adquirir un programa de facturación que te ayude a realizar esta labor operativa y a cumplir con tus obligaciones ante la DIAN. La buena noticia es que el proceso es mucho más simple, rápido y económico de lo que las personas se imaginan cuando piensan en la implementación de un software.

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Según un estudio del Centro Interamericano de Administraciones Tributarias, avalado por la DIAN, facturar electrónicamente utilizando un programa es mucho más económico que hacerlo de la manera convencional. Para ser exactos, el ahorro es del 80%. Es decir que si en promedio costear el ciclo de vida de una factura de forma convencional era de $2700, con un programa de facturación electrónica es de $540 aproximadamente; aunque dependiendo del proveedor este valor puede reducirse aún más.

Así, además de ahorrar dinero que puede ser invertido para solventar otras necesidades de las empresas se economiza tiempo e incluso se reducen las responsabilidades del personal que anteriormente debía: imprimir las facturas, archivar una copia y luego poder pagar.

Mientras que utilizando un programa de Facturación Electrónica ,una vez se generan las facturas y el cliente las recibe, estas son registradas electrónicamente casi que de forma simultánea para que luego se contabilicen y tramiten, habilitando el pago.

El modelo sincrónico de facturación electrónica

Este nuevo modelo es llamado sincrónico porque, como su nombre lo indica, la información se alinea en tiempo real y no hay intermediarios, razón por la cual es mucho más seguro, ya que antes había riesgo de que las facturas se dañaran o perdieran.

Lo primero que debes saber es que durante el 2019 y 2020 los obligados a facturar electrónicamente disponen de un cronograma para empezar a expedir factura electrónica. Las fechas establecidas se encuentran en la Resolución 000042 de 2020 y se impondrán sanciones a quienes incumplan con el calendario.

Otros beneficios de implementar un programa de facturación

Ahora bien, aunque el proceso de implementación puede tardar un tiempo considerable, acceder a un programa de facturación electrónica es un proceso sencillo que puede representar una oportunidad para que se sistematicen otras operaciones de un negocio.

La Facturación Electrónica representa para cualquier empresa la posibilidad de mejorar la seguridad en las operaciones, dado que el formato XML en el que se presenta las facturas electrónicas trae consigo códigos que garantizan la seguridad en las transacciones. Además, quienes implementan la facturación electrónica están a la vanguardia de la tecnología actual de las grandes empresas del país.

Esto significa que al adquirir una solución tecnológica como la de Siigo Nube, se pueden manejar cotizaciones, inventarios, nómina, puntos de venta, gastos e ingresos, centros de costos, contabilidad, entre otros; todo, de manera remota, es decir, que puedes trabajar desde un celular en cualquier lugar del mundo conectándote a internet.

Estas funcionalidades permiten simplificar muchos procesos administrativos, contables y operativos por un precio bastante razonable. Si quieres conocer más de cerca cómo funciona un software en la nube lee: razones para tener uno.

“El éxito en la administración requiere aprender tan rápido como el mundo está cambiando” – Warren Bennis

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