¿Qué es el ReteICA en Colombia y cuándo se aplica?

El ReteICA es un mecanismo que permite la retención anticipada del Impuesto de Industria y Comercio (ICA). Con este sistema, algunas empresas actúan como agentes retenedores, descontando una parte del impuesto al momento de hacer pagos a proveedores o prestadores de servicios sujetos a este tributo.

En este artículo, te explicamos qué es el ReteICA en Colombia, cuándo se aplica y qué aspectos debes considerar para cumplir adecuadamente con esta obligación.

¿Cómo se aplica el ReteICA?

El ReteICA no es un impuesto adicional, sino un mecanismo de recaudo anticipado del Impuesto de Industria y Comercio (ICA). Mediante este sistema, ciertos contribuyentes designados como agentes retenedores a nivel municipal deben descontar una parte del impuesto en el momento en que se realiza la transacción, en lugar de esperar a la declaración anual o bimestral del contribuyente.

El proceso de aplicación del ReteICA generalmente funciona de la siguiente manera:

• Identificación del Agente Retenedor: el comprador debe ser considerado Agente Retenedor según lo que cada municipio establece. Por lo general, se designa como agentes retenedores a entidades de derecho público, consorcios y comunidades organizadas, entre otros.
• Retención en el momento del pago: cuando el Agente Retenedor hace el pago o el abono a un proveedor por un bien o servicio sujeto a ICA, debe aplicar la retención correspondiente sobre el monto de la operación.
• Declaración y pago al municipio: posteriormente, el Agente Retenedor tiene la obligación de declarar y consignar las retenciones realizadas ante la administración tributaria del municipio correspondiente, cumpliendo con los plazos establecidos.

Las condiciones específicas para aplicar el ReteICA —como los sujetos obligados, las tarifas y los casos en que se debe realizar la retención— varían según cada municipio.

Por ejemplo, algunos municipios establecen que la retención se aplica principalmente cuando el proveedor realiza actividades gravadas dentro de su jurisdicción, ya sean comerciales, industriales o de servicios. Así, si una empresa de Bogotá contrata a un proveedor que se encuentra en la misma ciudad, podría generarse la retención de acuerdo con las normas locales. En cambio, si el proveedor lleva a cabo su actividad económica en otro municipio, el tratamiento puede cambiar según la normativa que corresponda.

¿Quién paga ICA?

Son responsables de declarar y pagar el ICA las personas naturales o jurídicas que desarrollen actividades comerciales, industriales o de servicios que estén sujetas al impuesto dentro de la jurisdicción del municipio.

Por otro lado, la retención de ICA se aplica a los proveedores o prestadores de servicios que estén gravados, siempre que la operación cumpla con los límites establecidos por la ley.

¿Cuál es la base mínima para aplicar ReteICA?

La base mínima y las tarifas de retención del ReteICA varían según lo que cada municipio decida. Esto implica que los montos pueden diferir dependiendo de la ubicación, la actividad económica y el tipo de operación.

En ciertos casos, los municipios se basan en las bases que establece la DIAN para la Retención en la Fuente a título de Renta—4 UVT para servicios y 27 UVT para compras—, aunque estos valores no son una norma general, ya que cada administración municipal tiene la libertad de definir sus propios montos y condiciones.

Para comprender mejor cómo opera este mecanismo, veamos ejemplos de algunas ciudades principales. Los valores a continuación son referencias y pueden cambiar según actualizaciones normativas.

Ejemplo práctico de cálculo

A continuación, te mostramos un ejemplo para que entiendas mejor cómo se calcula el ReteICA. Ten en cuenta que la tarifa varía según el municipio y la actividad económica (código CIIU), por lo que el porcentaje utilizado en este caso es solo una referencia basada en una tarifa municipal aplicada a ciertas actividades.

Supongamos que la empresa Servicios Contables S.A.S. presta un servicio por un valor de $30.000.000 y que la tarifa de retención aplicable es 0,772 % (0,00772).

Paso 1: aplicar la tarifa de ReteICA

El ReteICA se calcula aplicando la tarifa correspondiente a la base gravable, que en este caso es el valor del servicio prestado.

Fórmula
ReteICA = base gravable × tarifa ICA

Sustituyendo los valores del ejemplo:

ReteICA = 30.000.000 × 0,00772
ReteICA = 231.600

Paso 2: aplicación en la práctica

La empresa que contrata a Servicios Contables S.A.S. actúa como agente retenedor del ICA. Al momento de realizar el pago, debe descontar el valor de la retención y entregar el saldo restante al proveedor.

Valor a pagar = 30.000.000 − 231.600 = 29.768.400

Posteriormente, la empresa que actuó como agente retenedor debe declarar y consignar los $231.600 ante la Secretaría de Hacienda del municipio correspondiente (en este ejemplo, Bogotá), dentro de los plazos establecidos.

Por su parte, Servicios Contables S.A.S. podrá tomar ese valor como anticipo del ICA cuando presente su propia declaración del impuesto.

Haz las paces con tus impuestos. Conoce la tabla de Retención en la Fuente para 2026, entérate de las tarifas y cambios.

¿Cómo declarar y pagar el ReteICA?

Es importante tener en cuenta que, al tratarse de un impuesto municipal, el proceso para declarar y pagar el ReteICA puede variar de una ciudad a otra. No obstante, en la mayoría de los casos, este trámite se puede realizar de manera virtual a través del portal de la Secretaría de Hacienda correspondiente.

De forma general, el proceso suele seguir estos pasos:

1. Accede a la Oficina Virtual o portal de la Secretaría de Hacienda del municipio donde debas declarar el ReteICA, utilizando tu usuario y contraseña.
2. Dentro del sistema, ubica el impuesto correspondiente a retenciones de ICA (ReteICA) y elige la opción para declarar y pagar.
3. Completa la información solicitada, que generalmente incluye el periodo gravable, el valor de los ingresos brutos, las tarifas aplicables, las retenciones practicadas y las autorretenciones asumidas.
4. Verifica que todos los valores registrados sean correctos y genera el documento o recibo de pago correspondiente.
5. Dependiendo del municipio, podrás pagar en línea mediante débito o crédito, o generar un recibo para realizar el pago en entidades bancarias autorizadas.
6. Realiza el pago dentro de los plazos establecidos para evitar sanciones o intereses.

NOTA: Es importante conservar el soporte del pago para efectos de control y fiscalización.

¿Qué es el certificado de retención de ICA y qué información debe contener?

Es un documento que acredita las retenciones que un agente retenedor ha practicado a un contribuyente por concepto de ICA. Su principal función es servir como soporte para que el contribuyente pueda descontar el valor retenido del impuesto a cargo que debe declarar y pagar al municipio donde realiza su actividad económica.

Además, este certificado funciona como prueba documental en caso de requerimientos o procesos de fiscalización por parte de las autoridades tributarias municipales.

El certificado de retención de ICA debe contener la siguiente información:

• Año gravable y ciudad donde se realizó la retención.
• Nombre y apellidos o razón social y NIT del agente retenedor.
• Dirección del agente retenedor.
• Nombre y apellidos o razón social y NIT del sujeto al que se le practicó la retención.
• Valor total y concepto de pago sujeto a retención.
• Monto y concepto de la retención realizada.
• Firma del agente retenedor.

¿Cuándo debe declararse el impuesto?

La declaración y el pago del ReteICA dependen del calendario tributario establecido por cada municipio. Aunque en algunas ciudades la periodicidad puede ser bimestral.

Es importante tener en cuenta que no declarar o pagar oportunamente el ReteICA puede generar sanciones (sanción por extemporaneidad), intereses moratorios y otros procesos de fiscalización por parte de la autoridad tributaria municipal.

¡Llegaste al final! Esperamos que este artículo te haya ayudado a comprender mejor qué es el ReteICA y cómo funciona.

Te invitamos a visitar nuestro sitio web y conocer cómo con el software administrativo Siigo Nube no solo optimizas la gestión de tu negocio, sino que también tienes tus impuestos al día. No esperes más y únete a los miles de empresarios que han transformado su vida con las soluciones de Siigo.