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Fórmulas para liquidar prestaciones sociales en una empresa

Una de las obligaciones de toda empresa es liquidar correctamente las prestaciones sociales de sus colaboradores, puesto que son un derecho laboral consignado en el Código Sustantivo del Trabajo.

Como empleador, debes recordar que el pago debe realizarse rigurosamente en las fechas estipuladas por la ley, según el tiempo a liquidar.

Para que no tengas dudas y conozcas en detalle cómo realizar este proceso correctamente, a continuación te presentamos las fórmulas y algunos ejemplos. ¡Comencemos!

Cómo se clasifican las prestaciones sociales

Las prestaciones sociales hacen parte de los beneficios que tiene un empleado según las normas laborales vigentes en el país y son de carácter obligatorio para el empleador.

En Colombia, entre las principales prestaciones y aportes asociados al trabajador se encuentran:

• Cesantías
• Intereses sobre las cesantías
• Vacaciones laborales
• Prima de servicios
• Dotación

Si aún te preguntas cuáles son los tipos y características del contrato laboral, en este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre el tema.

Fórmulas para liquidar las prestaciones sociales

Para liquidar correctamente las prestaciones sociales de un contrato de trabajo, existen fórmulas que permiten establecer con precisión la suma exacta de estos beneficios laborales. Veamos cuáles son:

• Cesantías
  Salario mensual × días trabajados / 360
• Intereses a las cesantías
  Cesantías × días trabajados × 0,12 / 360
• Vacaciones
  Salario mensual básico × días trabajados / 720
• Prima de servicios
  Salario mensual × días trabajados en el semestre / 360

¿Cómo se liquidan las cesantías?

Las cesantías son un derecho del trabajador y representan el pago de un mes de salario por cada año de trabajo, o la fracción correspondiente al tiempo laborado. Es decir, se calculan desde la fecha de inicio del contrato hasta su terminación. El artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo establece que su pago es de carácter obligatorio.

Para calcularlas, debes tener en cuenta que este valor se consigna en el fondo de cesantías al que esté afiliado el trabajador. La liquidación se realiza en dos momentos principales:

• Al 31 de diciembre de cada año, para ser consignada a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.
• Al finalizar el contrato de trabajo.

Existen casos en los que puedes entregar las cesantías directamente al trabajador, pero solo en situaciones específicas, como:

• Terminación del contrato de trabajo.
• Inversión en vivienda (compra, construcción e hipotecas).

Fórmula para liquidar cesantías

Para conocer el monto a pagar por este concepto, utiliza la siguiente fórmula:

Salario mensual × días trabajados / 360

Recuerda que el salario devengado también incluye:

• Comisiones
• Subsidio de transporte
• Horas extras
• Recargos nocturnos, domingos y festivos

Ejemplo paso a paso

Supongamos que el sueldo de tu trabajador incluye subsidio de transporte; por tanto, debes incluirlo en la fórmula. Si durante el periodo a liquidar el salario fue de 1.300.000 y laboró 210 días:

1.300.000 + 97.032 (auxilio de transporte) × 210 / 360 = 814.935

Tus empleados también tienen derecho a los intereses sobre las cesantías, que representan un 12% anual o proporcional al tiempo trabajado. En este caso, la fórmula es:

Cesantías × días trabajados × 0,12 / 360

Retomando nuestro ejemplo, los intereses de las cesantías serían:

814.935 × 210 × 0,12 / 360 = 57.045

¿Cómo se liquidan las vacaciones?

Este beneficio se otorga a tus trabajadores por cada año de servicio. En otras palabras, tienen derecho a un período de descanso remunerado de 15 días hábiles consecutivos, tal como lo estipulan los artículos 186 a 192 del Código Sustantivo del Trabajo.

La liquidación de las vacaciones se paga de acuerdo al tiempo trabajado.

Fórmula para liquidar vacaciones

Para calcular la liquidación de las vacaciones debes excluir el auxilio de transporte, las horas extras y los recargos de domingos y festivos.

Salario mensual básico × días trabajados / 720

Siguiendo nuestro ejemplo, tendríamos:

1.300.000 × 210 / 720 = 379.167

Si quieres aprender cómo se pagan las vacaciones, ¡mira este completo post!

¿Cómo calcular la prima de servicios?

Este es un derecho que tienen tus empleados por cada año trabajado y debes generar un pago correspondiente a 30 días de salario según el tiempo que hayan laborado. De acuerdo al artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo, esta retribución suele distribuirse en dos pagos al año:

• 1.º: antes del 30 de junio.
• 2.ª: primera quincena del mes de diciembre.

Fórmula para calcular la prima

Para calcular el total, debes utilizar la siguiente fórmula:

Salario mensual × días trabajados en el semestre / 360

Aplicando la fórmula a nuestro ejemplo, tenemos que en el primer semestre el pago corresponde a $698.516 y en el segundo semestre corresponde a $116.419.

Software para liquidar las prestaciones sociales

Cuando estás a cargo de una empresa y debes liquidar las prestaciones sociales de tus trabajadores, depender de un archivo de Excel es un trabajo tedioso, propenso a errores y poco productivo que te quita tiempo valioso.

Si quieres simplificar este proceso y realizarlo de forma rápida y sencilla, la solución es Siigo Nube. Nuestro software de nómina electrónica te permite liquidar automáticamente la nómina de pago, la prima de servicios y la finalización de contrato de trabajo.

Al usar Siigo, te olvidas de las fórmulas y los errores de Excel, ya que el programa hace los cálculos exactos para pagar a tus empleados. Además, puedes generar comprobantes para imprimir o enviar por correo electrónico al empleado y revisar en detalle los valores calculados de cada liquidación antes de realizar el pago.

Con Siigo la información sobre sueldos, indemnizaciones, aportes y demás conceptos se guarda de forma segura en la Nube y puedes consultarla cuando lo necesites, lo que se traduce en una disminución de errores y la garantía de pagar a tus trabajadores siempre a tiempo.

Esperamos que este artículo te haya sido útil para saber cómo calcular prestaciones sociales correctamente. Recuerda que, para simplificar labores salariales y evitar errores, contar con herramientas de automatización como Siigo es crucial.

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