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Liquidación de contrato de trabajo: qué es y cómo se calcula

La relación laboral con tus trabajadores puede terminar por diferentes causas y en cualquier caso debes cumplir con la liquidación de contrato de trabajo. Este documento debe cumplir con ciertos requisitos para pagarle a tu antiguo empleado lo que por Ley le corresponde.

Para que conozcas los aspectos que debes tener en cuenta al momento de hacer una liquidación laboral en Colombia, te contamos los conceptos que se deben incluir, qué cálculos realizar y los motivos que existen legalmente para dar por terminado un contrato. Si estas liquidando un contrato laboral o necesitas información sobre como liquidarlo quédate.

¿Qué es la liquidación de contrato de trabajo?

Se trata de un documento que debe diligenciar todo empleador al momento de terminar la relación laboral con su empleado. En otras palabras, este documento lo entrega la empresa a su empleado al momento de terminar el contrato laboral, sea cual sea el motivo.

¿Qué se liquida en el contrato de trabajo?

Para quedar a paz y salvo con tu empleado debes incluir los siguientes conceptos de acuerdo al periodo a liquidar.

Salarios adeudados

Al finalizar el contrato de trabajo debes pagar los días laborados por tu trabajador. Si al momento de la liquidación no se le ha hecho el pago del mes o la quincena ésta debe incluirse en la liquidación.

Prestaciones sociales

Las prestaciones sociales son los beneficios que debe recibir tu trabajador de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo. Las prestaciones sociales incluyen:

• Vacaciones
• Cesantías
• Intereses sobre cesantías
• Prima de servicios (te enseñamos como se cómo se liquida la prima)

Te enseñamos a liquidar y cómo se calculan las vacaciones en Colombia

Seguridad social

La liquidación del contrato de trabajo incluye los aportes realizados mes a mes de salud y pensión de tus trabajadores.

Recuerda que por ley, toda empresa paga el 8.5% de salud y el 12% de pensión, mientras que el trabajador aporta el 4% en ambos casos; el porcentaje de éste último se deduce del salario devengado.

Parafiscales

Los aportes parafiscales son las contribuciones obligatorias que debes hacer por ley e incluyen:

• Caja de compensación familiar
• Bienestar familiar
• Sena

De acuerdo al salario y tipo de contrato del empleado se deben incluir todos o solo algunos aportes parafiscales. Te contamos mas sobre que son los parafiscales

Indemnizaciones

Este concepto debe liquidarse en el contrato de trabajo solo en los siguientes casos:

• Despido sin justa causa del trabajador.
• Renuncia con causa imputable al empleador.
• Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del empleador.

La indemnización varía según el tipo de contrato y el salario devengado de cada trabajador.

¿Cómo se calcula la liquidación de contrato de trabajo?

Para calcular el valor de la liquidación debes tener en cuenta el periodo a liquidar, es decir, desde el día en que se firmó el contrato hasta la fecha de su terminación. Para ello te mostramos el paso a paso a seguir, toma nota y no pierdas detalle:

1. Calcula todo lo que se le debe al trabajador, como sueldos, prestaciones, horas extra y cualquier otro concepto que aplique según la ley y el contrato.
2. Luego resta los aportes a seguridad social, impuestos y otros descuentos que ya se hayan acordado.
3. Arma la liquidación por escrito, explicando cada parte del pago. También entrega un resumen del tiempo que el empleado estuvo en la empresa, con su cargo y fechas.
4. Entrega ese documento junto con el dinero correspondiente, cumpliendo con los tiempos establecidos por la ley.
5. Por último, registra todo en la contabilidad de la empresa e informa a las entidades necesarias, como la DIAN y la seguridad social.

Ejemplo de liquidación de contrato de trabajo

Veamos este ejemplo de liquidación de un empleado: esta persona trabajó durante 210 días, del 1 de enero de 2019 al 31 de julio de 2019 y recibió un sueldo por $1.300.000 con un auxilio de transporte por $97.032, la liquidación de sus prestaciones sociales corresponde a lo siguiente:

• Cesantías: (1.300.000+97.032 (auxilio de transporte)) x 20/360= $814.935
• Intereses sobre cesantías: (814.935 x 210 x 0,12)/360= $57.045
• Vacaciones: (1.300.000 x 210)/720= $379.167
• Prima de servicios: (1.300.000+97.032(auxilio de transporte)) x 210/360= $814.935.

La prima de servicios se divide en 2 dos pagos por semestre. Como ya se pagó el primer semestre, en la liquidación se debe incluir la prima del segundo semestre, es decir, $116.419.

• 1 semestre: $698.516
• 2 semestre: $116.419.

Descarga este archivo de Excel para calcular la liquidación de las prestaciones sociales

Para los aportes de seguridad social y parafiscales se tiene en cuenta los porcentajes establecidos:

• Salud: $110.500
• Pensión: $156.000
• Caja de compensación familiar: $52.000
• ICBF: $39.000
• Sena: $26.000

La liquidación de un contrato de trabajo es un proceso que se puede facilitar si utilizas un software de nómina electrónica, el cual ayudaría a automatizar tareas y enviar el documento soporte de nómina electrónica a la Dian, para cumplir lo establecido con esta entidad.

¿Qué motivos existen para liquidar un contrato de trabajo?

El Código Sustantivo del Trabajo determina en el artículo 61 las causas o motivos para liquidar un contrato de trabajo:

1. Finalización del contrato por obra o labor
2. Finalización por mutuo acuerdo
3. Finalización del plazo fijo pactado en el contrato de trabajo
4. Finalización por muerte del empleado
5. Finalización por decisión del empleado
6. Finalización por liquidación o cierre de la empresa
7. Finalización por suspensión de actividades del empleado durante más de 120 días
8. Finalización por sentencia ejecutoriada en contra del empleado

Si el motivo de la liquidación del contrato de trabajo se da por las casusas 5 y 6 debes solicitar un permiso para liquidar ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social e informar de este hecho a tu trabajador.

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¿Qué Dice la Ley sobre la Liquidación?

La ley colombiana, principalmente a través del Código Sustantivo del Trabajo (CST), establece el marco legal para la liquidación laboral al finalizar un contrato de trabajo. A continuación, se resumen los aspectos clave que la ley aborda sobre este proceso:

Obligación de Liquidar:

• El empleador está obligado a liquidar y pagar al trabajador todas las acreencias laborales al momento de la terminación del contrato de trabajo, independientemente de la causa de dicha terminación (renuncia, despido con o sin justa causa, finalización de contrato a término fijo, etc.). (Artículos 61 y siguientes del CST).

 

Recuerda tener muy claro qué es la liquidación de un contrato y realizar adecuadamente este procedimiento, ya que tu empleado puede verificar que el valor a pagar es el indicado; de no ser así puede emprender acciones legales contra tu empresa.

Para que no incurras en errores de ningún tipo utiliza el software de Siigo con el que facilitarás la liquidación de contrato de trabajo.