Guía completa para la declaración del IVA en Colombia

El IVA es un impuesto que afecta tanto a los empresarios como a los consumidores, por lo que es fundamental conocer sus características, tipos, obligaciones y procedimientos. En este artículo traemos una guía completa para que puedas declarar el IVA en Colombia de forma correcta y oportuna.

¿Qué es el IVA y cuáles son sus tipos?

El IVA es un impuesto que se aplica sobre el valor agregado que se genera en cada fase de la etapa productiva o comercial de un bien o servicio. Es decir, el IVA se calcula sobre la diferencia entre el precio de venta y el costo de los insumos o materias primas utilizadas para producir o adquirir ese bien o servicio.

Es un impuesto que tiene diferentes tipos o tarifas, las cuales dependen de la naturaleza y la categoría del bien o servicio gravado. En Colombia, por ejemplo, existen cuatro tipos de IVA que se aplican según el producto o la actividad:

• IVA General 19 %: es la tarifa más alta y se aplica a la mayoría de los productos y servicios.
• IVA Reducido 5 %: recae solo sobre algunos productos de primera necesidad, como alimentos, medicamentos y servicios públicos.
• IVA Superreducido 0 %: se aplica a productos y actividades que no generan valor agregado, como libros, educación y salud.
• IVA Excluido: No se aplica el impuesto, como en el caso de las empresas dedicadas a las exportaciones, las donaciones y las operaciones financieras.

¿Quiénes están obligados a declarar el IVA?

No todas las personas que realizan actividades gravadas con IVA están obligadas a declarar este impuesto en Colombia. La obligación se aplica únicamente a quienes tengan la calidad de responsables del IVA, de acuerdo con los requisitos establecidos por la DIAN.

En ese sentido, deben declarar IVA las personas naturales o jurídicas que, además de realizar actividades gravadas, como la venta de bienes o la prestación de servicios, cumplan las condiciones legales para ser responsables del impuesto. Quienes no cumplen estos requisitos no están obligados a presentar la declaración, aun cuando desarrollen actividades gravadas.

¿Cómo se clasifican los responsables del IVA en Colombia?

En Colombia, la normativa distingue dos categorías frente a este impuesto: responsables del IVA y no responsables del IVA.

Responsables del IVA

Son todas las personas jurídicas (empresas) y las personas naturales que venden bienes o prestan servicios gravados y cumplen los requisitos legales establecidos para ser responsables, como superar los topes de ingresos u operar bajo determinadas condiciones. Estos contribuyentes deben cobrar, declarar y pagar el IVA según la periodicidad que les corresponda.

No responsables del IVA

Son personas naturales que, aunque realizan actividades gravadas, no superan los umbrales definidos por la ley ni cumplen las condiciones para ser responsables. No están obligadas a cobrar ni a declarar IVA, pero sí deben cumplir deberes formales ante la DIAN, como inscribirse y mantener actualizada su información en el RUT.

Para determinar si tienes la calidad de responsable del IVA, es indispensable revisar la normatividad vigente y verificar si cumples los requisitos establecidos por la DIAN. Entre las principales normas aplicables se encuentran el artículo 437 del Estatuto Tributario, la Resolución 000042 de 2020 y la Ley 2010 de 2019.

¿Cómo se declara el IVA? Conoce los periodos y formularios

Para un consumidor final, el cálculo del IVA es una operación simple: solo tiene que multiplicar el precio del producto o servicio por el porcentaje de IVA correspondiente. Por ejemplo, si compra un producto por $100.000 y el IVA general es del 19 %, entonces el IVA que tendrá que pagar será de $19.000.

Sin embargo, para el responsable del impuesto ante la DIAN, el proceso es más complejo. El valor a pagar no es el total recaudado, sino el resultado de restar el IVA descontable (el que pagó en sus compras de insumos) del IVA generado (el que cobró a sus clientes).

Es importante aclarar que los contribuyentes también pueden recuperar el IVA que han pagado en sus compras, presentando una solicitud de devolución de IVA a la DIAN, aunque no aplica para todos los casos. Este es un beneficio restringido principalmente a:

• Productores de bienes exentos (art. 477 del E.T.).
• Quienes hayan sido objeto de retenciones de IVA que generen un exceso de saldo a favor.
• Casos especiales como constructores de vivienda de interés social (VIS).

Si aún te preguntas cómo funciona la devolución de IVA para empresas y personas naturales, en este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre el tema.

La declaración del IVA se debe hacer de forma electrónica, utilizando el Formulario 300, a través de los servicios en línea de la DIAN. Para ello debes:

1. Ingresar a la página web de la entidad.
2. Seleccionar la opción “Transaccional” y luego ingresar con tu usuario y contraseña.
3. Elegir “Presentación y Pago de Impuestos”.
4. Hacer clic en “Declaraciones de IVA y Consumo”.
5. Acceder al formulario correspondiente al periodo que vas a declarar (bimestral o cuatrimestral). El formulario para el IVA es el 300 y tiene varios campos que debes diligenciar con la información de tus operaciones gravadas, exentas y excluidas, así como los impuestos generados, descontables, retenidos y a pagar. Este archivo tiene un sistema de validación que te permite verificar que los datos sean correctos y coherentes.
6. Firmar electrónicamente el formulario con el mecanismo que tengas habilitado y envíalo a la DIAN. El sistema te generará un recibo de confirmación que debes guardar como prueba de tu declaración.
7. Realizar el pago del impuesto de forma electrónica o presencial, según tu preferencia.

¡Recuerda! El pago se debe hacer dentro de los plazos establecidos por la DIAN; de lo contrario, se generarán intereses y sanciones.

¿Cuáles son los plazos que el gobierno señala para la declaración del IVA?

El plazo para declarar y pagar el IVA depende de la calidad de responsable del impuesto y del nivel de ingresos anuales, que es el criterio que define la periodicidad de la declaración. En Colombia existen dos períodos gravables para el IVA: bimestral (cada dos meses) y cuatrimestral (cada cuatro meses).

La declaración bimestral aplica a los responsables del IVA, personas naturales o jurídicas, que registren ingresos brutos iguales o superiores a 92.000 UVT, equivalentes a $4.581.508.000 para el año 2025.

La declaración cuatrimestral aplica a los responsables del IVA cuyos ingresos brutos sean inferiores a este tope.

Conoce los valores UVT para 2026.

¿Cuáles son los períodos del IVA en Colombia?

El IVA tiene tres períodos gravables: bimestral, cuatrimestral y anual, que aplica para los contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (RTE), sin importar el nivel de ingresos. Las fechas de declaración y pago establecidas para cada uno son las siguientes:

Declaración de IVA bimestral

Declaración de IVA cuatrimestral

Declaración de IVA anual

Ten en cuenta que el plazo máximo para declarar y pagar el IVA vence el día hábil siguiente al indicado en el calendario, si el último día es sábado, domingo o festivo.

Visitas de la DIAN: ¿tu negocio está preparado?

Consecuencias de presentar la declaración del IVA fuera de plazo

Presentar la declaración del IVA fuera de plazo en Colombia puede generar sanciones por extemporaneidad (desde el 5 % mensual sobre el impuesto o de las retenciones a cargo por cada mes o fracción de mes de retraso) e intereses moratorios. Estos se liquidan conforme a la tasa de usura vigente determinada por la Superintendencia Financiera, menos dos puntos porcentuales. Al ser una tasa variable que se actualiza mensualmente, el costo de la deuda crece rápidamente.

¡Que no te pase! Descubre el top 10 de casos de empresas sancionadas por la DIAN y aprende cómo evitar estos errores en tu negocio.

Para evitar estos problemas, lo mejor es presentar la declaración cuanto antes, pagar los intereses y apoyarse en herramientas contables como Siigo para mantener el control tributario al día. ¡Descubre aquí cuáles son las ventajas de la factura electrónica!