Partes de la nómina electrónica en Colombia

Te damos la bienvenida a este espacio donde conocerás las partes que conforman la nómina electrónica y algunos de sus beneficios más conocidos. Sigue leyendo y descúbrelo

Conoce qué es la nómina electrónica

La nómina electrónica es un documento digital que contiene la información de los pagos y deducciones que se realizan a los trabajadores por concepto de salarios, prestaciones sociales y otros conceptos laborales. Este documento se emite mediante un software autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y se envía a través de un servicio informático electrónico.

Partes de la nómina electrónica

La nómina electrónica tiene las siguientes partes:

1.    Encabezado

Es la parte inicial del documento, donde se identifica al emisor, receptor, software, tipo de documento, número de documento, fecha y hora de expedición, período de pago y tipo de operación.

2.    Detalle

En esta sección se detallan los conceptos que conforman el pago y las deducciones que se realizan a los trabajadores, tales como salario básico, horas extras, comisiones, auxilio de transporte, aportes a salud, pensión, riesgos laborales, fondo de empleados, retención en la fuente, entre otros. Cada concepto debe tener un código, una descripción, una base, una tarifa y un valor.

3.    Totales

Es la parte donde se resumen los valores totales de los conceptos de pago y deducción, así como el valor neto a pagar a cada trabajador.

4. Datos adicionales

Es la parte donde se pueden incluir otros datos relevantes para el emisor o el receptor, tales como el número de cuenta bancaria, el tipo de contrato, el cargo, el centro de costos, entre otros.

5.    Firma electrónica

Es el mecanismo que garantiza la autenticidad, integridad y no repudio del documento. La firma electrónica se genera con un certificado digital emitido por una entidad certificadora autorizada por la DIAN. La firma electrónica debe contener el algoritmo utilizado, el valor de la firma y el certificado digital.

Qué son los devengos y deducciones

Cuando hablamos de devengo se hace referencia al ingreso bruto que recibe un trabajador por su labor realizada. Los devengos se pueden clasificar en salariales y no salariales, depende de si cotizan o no seguridad social. Algunos ejemplos de devengos salariales son el salario base, los complementos salariales y las horas extraordinarias. Algunos ejemplos de devengos no salariales son las indemnizaciones, las dietas y las prestaciones sociales.

Por su parte las deducciones salariales hacen referencia a una cantidad de dinero que se resta del salario bruto de un trabajador por diferentes conceptos, como impuestos, seguridad social, pensiones, sindicatos, créditos, embargos, etc. Las deducciones salariales tienen como objetivo cumplir con las obligaciones legales, sociales o personales de los trabajadores, y pueden variar según el país, la empresa y el contrato laboral. El salario neto que recibe el trabajador es el resultado de restar las deducciones al salario bruto.

Cuándo debe expedirse la nómina electrónica

La nómina electrónica debe expedirse dentro de los cinco días hábiles siguientes al pago efectivo del salario o dentro del plazo establecido por la DIAN. La nómina electrónica debe conservarse por un término mínimo de cinco años contados a partir del 1° de enero del año siguiente a su expedición.

Beneficios de la nómina electrónica

La nómina electrónica tiene beneficios tanto para los empleadores como para los trabajadores.

Para los empleadores:

• la nómina electrónica les permite simplificar los procesos administrativos,
• reducir los costos operativos, mejorar el control tributario y
• facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales.

Para los trabajadores:

• la nómina electrónica les permite tener acceso a su información laboral en cualquier momento y lugar,
• verificar la exactitud de sus pagos y deducciones, y
• ejercer sus derechos laborales.

Espero que este artículo sea de ayuda para ti. Recuerda que la nómina electrónica es una oportunidad para optimizar tus procesos, mejorar tu relación con tus trabajadores y contribuir al desarrollo del país.