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Formatos XML: documentos de factura electrónica

formato xml

En principio, el XML es la abreviatura de Extensible Markup Language y se considera como uno de los metalenguajes utilizados recurrentemente para aplicar etiquetas que permitan describir cuál es la forma en la que se estructuran documentos en diferentes partes.

Estos formatos XML fueron retomados por la DIAN para hacer extensible el lenguaje y la usabilidad de la facturación electrónica.

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La Resolución 000019 de 2016 se encarga de regular la forma de los formatos XML para la presentación de la factura electrónica. A partir del Decreto 2242 de 2015 y la publicación de la Resolución 00042 de 2020 el formato XML se estableció como el lenguaje en el que debe estar escritas todas las facturas electrónicas. Es decir que la generación, trasmisión de la factura electrónica por parte del obligado a expedirla debe estar en formato XML; de igual manera la entrega de la factura electrónica al comprador estará en este formato.

Conoce los trámites que debes realizar para empezar a facturar electrónicamente.

Existen otros documentos de factura electrónica: la nota crédito y la nota débito; sin embargo, nos centraremos en las características que debe tener el formato XML de Facturación Electrónica, de acuerdo con las disposiciones que exige la ley. En este artículo te vamos a contar en qué consiste este Formato XML y por qué la DIAN le ha concedido tanta relevancia.

Datos incluidos en la factura electrónica: formato XML

Dentro de los datos que requiere las facturas electrónicas aquí te mencionamos algunos incluidos. Ten en cuenta que los datos que presenta la generación de la factura electrónica en formato XML pueden ser muchos más.

   a). El nombre del archivo

Debes presentarlo en formato XML. Esta particularidad también aplica para las notas débito y las notas crédito.

   b). Esquemas

También debes presentar en formato XML todos los esquemas que usarás para validar las facturas electrónicas, las notas débito y crédito. Estos formatos puedes descargarlos directamente del sitio de la DIAN.

Además, estos esquemas puedes consultarlos como los documentos anexos que componen la Resolución 000019 de febrero de 2016.

   c). Datos del emisor y receptor

Los datos del emisor se refieren a la empresa que factura, mientras que los datos del receptor son los del cliente que recibe la compra.

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d). Información de los productos

Este campo está relacionado con las características de los productos y servicios expedidos en la factura, en una forma que sea identificable para el comprador.

   d). La firma

Para fomentar la seguridad y la confiabilidad de todos los procesos que soportan la implementación de la factura electrónica con fines de masificación, es importante que también generes la firma en Formato XML; es decir que el formato de la firma es otra de las obligaciones que debes cumplir, de acuerdo con la normatividad referente a la Facturación Electrónica y a las disposiciones de la DIAN.

   e) CUFE

Cada factura electrónica debe tener un Código Único de Facturación Electrónica (CUFE), que te permite identificar una factura electrónica en Colombia y, se obtiene mediante el uso del one-way hash; este último consiste en un algoritmo que convierte mensajes o texto en una cuerda de dígitos.

Además de estos datos se incluyen otros como información a nivel de impuestos, resolución de facturación, entre otros. Los que aquí mencionamos son un ejemplo de todo lo que puede presentar la factura y son datos tan importantes como los dados en el listado.

Existen documentos en formato XML que son requeridos por la DIAN, mientras que existen otros que no lo son. Dentro de los obligatorios están la factura electrónica, la nota crédito electrónica y la nota débito electrónica.

¿Qué dice la Ley sobre el Formato estándar XML de facturación?

Para el software de facturación electrónica en Colombia, los formatos XML se componen por secciones de diligenciamiento obligatorio, de acuerdo con lo que establece el Estatuto Tributario. Existen campos que son opcionales y que se diligencian de acuerdo con las necesidades de la operación comercial, los sectores económicos y sus características.

Cuando vayas a expedir facturas electrónicas es importante que cuando debas remitirla a la DIAN se encuentre en formato XML. Así mismo, la entrega de la factura al comprador deberá estar en formato XML.

Lo que sí es importante dejar claro es que el formato estándar XML será obligatorio para todos los facturadores electrónicos y aplica de igual manera para las notas débito y las de crédito.

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Luisa Fernanda Cortes autora siigo blog periodista

Escrito por Luisa Fernanda Cortés Ruiz

Soy politóloga y periodista de la Universidad Javeriana de Bogotá. Me apasiona la danza, la música, el diseño de modas, la investigación financiera y el business intelligence. Mi propósito en cada renglón es que mis lectores transformen su vida cuando me leen, es decir, que la información que investigo para ellos sea tan relevante que les cambien pequeñas prácticas de su cotidianidad.

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ROCIO NIÑO

1/12/2023

Buenas tardes un cliente me esta pidiendo el XLM con el AttachedDocument como puedo hacer para enviar el XLM con este requisito especifico

Laura Amaya

6/20/2023

Hola Rocío, un gusto saludarte. En a tención a tu pregunta te invitamos a que te comuniques con el área de servicio al cliente 316 8476623 o a nuestro PBX 5802606 para que puedas recibir la asesoría que requieres.

Gracias por comunicarte con noostros

James Monsalve

9/26/2022

Buenas tardes, la empresa a la cual debemos radicar nuestra facturación para pago nos exige el archivo XML AttachedDocument peor la plataforma no me genera ni me deja descargar dicho documento.

Quedo atento a su respuesta muchas gracias.

Laura Amaya

10/20/2022

Hola James, te invitamos a comunicarte con nuestra línea de soporte para que te indiquen los pasos que debes realizar.

Gracias por comunicarte con nosotros

NATALI ROA

7/26/2022

Hola buen día, tengo un proveedor que es su clinete en emisión de facturas de venta; y ha enviado una factura a mi buzon pero mi plataforma rechaza el documento (El asunto no cumple con la estructura DIAN esperada.,Solo es permitido 1 adjunto.,El correo no posee un archivo ‘.zip’ adjunto.); ya le indicamos que hable con ustedes pero el proveeedor se niega pues indica que ustedes no le soportan estos tema.

No quisieramos empezar a negar los negocios por este tema, por ende buscamos de su indicaciones para ver como puede proceder el proveedor o definitivamente nada que hacer, y cancelamos toda negociación.

Laura Amaya

8/11/2022

Hola Natali, un gusto saludarte. En atención a pregunta, tu proveedor debe contactarse con nosotros para identificar qué producto es y conforme a esto podamos darle la guía sobre cómo adjuntar los archivos zip.

Gracias por comunicarte con nosotros

jose garcia

2/20/2021

Hola Mi nombre es Jose Garcia y tenemos inconvenientes por que mi cliente esta solicitando el que en archivo XML este el attachment document como respuesta de la DIAN, pero las facturas electrónicas que emite siigo no lo trae. por favor esto es urgente ya que solo me reciben facturas electrónicas con el anexo del xml según esta especificación de lo contrario no podría segur facturando. Gracias

Laura Amaya

7/12/2021

Hola Jose un gusto saludarte, en atención a tu pregunta. Siigo realizó un ajuste para que todos los documentos tengan sus adjuntos correspondientes para que los documentos lleven los formatos correspondientes. En caso de que se siga presentando el inconveniente debes comunicarte con tu asesor.

Gracias por comunicarte con nosotros.

Andrés Naranjo

1/26/2021

Cómo reenvío una factura en formato xml? el cliente me dice que no le ha llegado, ya verifique el correo y todo está bien.

Laura Amaya

3/10/2021

Hola Andrés, en atención a tu pregunta te contamos que a través de nuestro producto Siigo Nube podrás realizar la descarga de la factura en formato XML teniendo en cuenta el siguiente paso a paso.

Gracias por comunicarte con nosotros

lorena nuñez

11/23/2020

buenos dias,
tengo un cliente que me exige el archivo XML de la factura electrónica en formato en formato AttachedDocument pero en siigo no se genera así, como hago para obtenerlo.
es urgente por que hasta hoy tengo plazo para radicar facturas. gracias

Laura Amaya

1/21/2021

Hola Lorena, en atención a tu pregunta, cuándo Siigo hace la emisión de la factura genera un archivo comprimido donde anexa el XML de la Factura Electrónica, más un archivo en PDF con la representación gráfica de la misma, podrías enviarle a tu cliente ese comprimido ya que esa es lo que está estipulado por la DIAN para emitir y entregar al adquiriente.

Gracias por comunicarte con nosotros

Jose

7/15/2020

Buen día. un proveedor me está exigiendo unos datos adicionales en el formato xml es posible modificar la información de manera manual del formato?

Paula Garzón

7/15/2020

Hola Jose
El XML de Facturación Electrónica debe ir acorde a lo establecido en la Resolución 001 de Facturación Electrónica expedida por la DIAN, por ende cuando se genera este tipo de archivos desde un software contable estos deben cumplir con lo solicitado por la DIAN, si tu proveedor te esta exigiendo datos adicionales, valida que dichos datos estén previamente preestablecidos en las resoluciones de facturación electrónica.
Gracias por tu consulta

Mauricio Márquez

6/9/2020

Buenas tardes, en mi emprersa manejamos Siigo. ¿Cómo puedo manejar la factura electrónica? ¿Hay alguna manera de que pueda recibir mayor información?

Paula Garzón

6/9/2020

Hola Mauricio,
Claro que si, un asesor se comunicará contigo para brindarte más información sobre la Facturación Electrónica ?

Consuelo Moscoso

6/8/2020

Buens tardes. Como genero esos archivos, para adjuntarlos junto con mi factura, que me lo estan exigiendo. EL cliente

Paula Garzón

6/9/2020

Hola Consulo
Aquí tienes el instructivo para generar archivos XML
Gracias por escribirnos

JAvier Pachón

4/13/2020

Buenos dias quisiera saber si ustedes manejan ese formato XML estandar paralas facturas electrónicas que genera la plataforma SIIGO Pyme

Paula Garzón

4/21/2020

Hola Javier, claro que si, una vez hayas el proceso de activación, set de pruebas y hayas entrado a producción vas a poder generar tu factura electrónica en el formato XML