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Delega funciones en tu empresa en 5 pasos

La mayoría de emprendedores están acostumbrados a hacer de todo en su empresa y, en la medida en que su negocio crece, les cuesta trabajo empezar a delegar tareas a sus colaboradores. La razón más común es la fuerza del hábito y la segunda, la desconfianza, ya que frecuentemente creemos que nadie puede hacer las cosas igual de bien que nosotros mismos, correspondiendo a la famosa frase de Napoleón Bonaparte “si quieres algo bien hecho, hazlo tú mismo”.

Delega las tareas operativas a un software y céntrate en las áreas estratégicas de tu negocio:

¿Cómo delegar funciones en 5 pasos?

1. Determina de manera concreta cuál es la tarea que necesitas.

2. Explícale la tarea a la persona a quien se la delegas y asegúrate de que haya entendido, siempre pregúntale si tiene alguna duda o qué es lo que entendió para que te lo repita con sus propias palabras.

Esta rutina es siempre necesaria, aunque puede que algunas veces no te lo parezca, pero es preferible gastar un minuto de tu tiempo percatándote de que la información ha sido clara que corrigiendo luego algo a cuenta de un malentendido. Además, ten en cuenta que a veces las personas no preguntan cosas porque se sienten intimidadas y esta dinámica es diferente cuando eres tu quien les pregunta.

3. Cuéntale a tu colaborador por qué necesitas que se haga la tarea que le delegas, para qué lo vas a utilizar y por qué es importante para el proyecto, el área o la empresa. Esto es importante para que el trabajador vea cuál es el compromiso que tiene, en qué afecta sino lo cumple y, al mismo tiempo, sepa que estás confiando en él.

4. En el caso que el trabajador no haya sido capacitado con anterioridad para realizar la labor, enséñale; muéstrale cómo debe ejecutarse la labor o dale ejemplos, pero ten cuidado porque no se trata de hacerlo tu sino de bríndale la información y las herramientas necesarias para que lo haga.

5. Haz un acuerdo sobre la fecha, hora y formato de entrega del trabajo, o si lo requieres, de los avances.

Deja los procesos operativos a un software que lo haga en minutos y te ahorre tiempo:

Lo que debes tener en cuenta cuando dudes en delegar funciones

Como sabemos que muy probablemente te vas a sentir inseguro al delegar funciones, queremos que cuando esto suceda pienses en las siguientes premisas:

1. No existe una sola forma de hacer las cosas correctamente, aunque tus modos de actuar te funcionen muy bien, probablemente lo que otras personas proponen sea igual de efectivo.
2. Confía en tu equipo, ya que si lo contrataste fue porque viste en ellos las habilidades y /o conocimientos que requerías. Ahora bien, si no te sientes conforme con su desempeño y por eso te sientes atemorizado respecto a delegarle nuevas funciones o tareas, habla con ellos, haz retroalimentaciones constantes y, si esto no es suficiente, será el momento de buscar a otros colaboradores.

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3. A veces hacer las cosas bien es suficiente, no te estanques pensando en nimiedades o pequeños detalles que en la práctica no son relevantes, ya que esto te quita tiempo valioso que puedes invertir en otras labores mucho más relevantes.

No se trata de ser mediocres o de no buscar la excelencia, sino de sensatez, pensar cuál es la relación costo/beneficio respecto a invertir atención en ciertas tareas o intervenir en el trabajo de otros, lo que puede incomodarlos. Haz sugerencias, pero no critiques constantemente, sobre todo si, como ya mencionamos, se trata de detalles irrelevantes.

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4. No delegar funciones puede ser una barrera para el crecimiento de tu empresa, ya que en la medida que más clientes lleguen a ti, más tareas tienes que atender. Entonces tienes que dar el paso y delegar ciertas labores a otras personas o, de lo contrario, te verás abrumado con demasiados pendientes y, en vez de contribuir con el funcionamiento de tu negocio, vas a perjudicarlo.

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Finalmente, aquí tienes un PDF con herramientas útiles para optimizar la gestión de tu empresa: