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¿Cómo mejorar la cobranza a tus clientes?

Cuando hay muchas cosas por hacer en una empresa, cobrar puede convertirse en un dolor de cabeza para los administradores, más aún si trabajan solos o no disponen de personal a quien le pueden delegar esta labor.  Para ellos hemos escrito este artículo, donde queremos hablarles sobre 3 consejos que les pueden ayudar a mejorar la cobranza a sus clientes.

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1. Organízate:

Para poder hacer la gestión de cobranza a los clientes primero debes tener muy clara toda la información relacionada con cada caso, eso incluye montos, fechas, método de pago elegido, si es a modo de crédito y demás detalles pertinentes.

Por esa razón, la primera tarea interna que debes cumplir es la de registrar los datos de forma sistematizada y con el formato más sencillo posible para que puedan ser consultados de forma rápida en el momento requerido. Para ello puedes elegir hacerlo de forma manual o con hojas de cálculo, pero definitivamente el mejor método, por su sencillez y efectividad, es el uso de un software administrativo.

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Con un programa de gestión como estos una sola persona cuenta con las herramientas para manejar múltiples tareas casi que simultáneamente, ya que toda la información y los procesos se resguardan en una misma plataforma. Entonces, en cuanto a la cobranza de los clientes, el encargado de la empresa puede ingresar los datos de la deuda y hacerle seguimiento a las novedades que se relacionan con cada caso.

2. Habilita diferentes métodos de pago:

Aunque no estás en la obligación de aceptar pagos por internet o por medios de pago alternativos como los realizados por empresas privadas que ofrecen servicios de recaudo como por ejemplo Baloto o Servientrega, hacerlo, puede ser mucho más beneficioso de lo que imaginas.

Si bien lo ideal es recibir el dinero de forma directa, en efectivo o con transacciones bancarias, siempre será mejor recibir el pago en la fecha correcta en vez de tener que invertir tiempo y energía cobrando. Así que puedes ponerte en la tarea de investigar los mecanismos para habilitar estos canales de recaudo y sacar provecho de ellos. Además, piensa que con tu buena disposición las personas se sienten apoyadas por una empresa que les ofrece facilidades para cumplir con su obligación.

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3. Envía notificaciones a tus clientes:

Como muchos de tus clientes pueden ser puntuales con los pagos, posiblemente habrá otros que no, quienes pueden llegar a representar un problema para tu empresa; sin embargo, un mecanismo bastante sencillo que mejora el proceso de cobranza es el de enviar notificaciones a sus dispositivos personales.

No obstante, esta es una estrategia que debe ser ejecutada con cuidado para no hastiarlos con una gran cantidad de mensajes o para que no se sientan amenazados, lo que puede generar una predisposición negativa hacia nuestra marca.

Entonces, es recomendable establecer tres momentos clave para hacer el envió de estos mensajes y/o correos electrónicos. La primera puede ser tres días antes de que llegue la fecha limite acordada para efectuar el pago, en donde se les debe recordar cuál es el compromiso, la suma de dinero y darles la posibilidad de hacer el pago en línea inmediatamente.

Luego, si este mensaje no fue efectivo, puedes enviar una segunda notificación el día en que se vence el plazo para pagar recordándole al cliente su compromiso; este mensaje debe ser cortés pero directo y lo debe invitar a finalizar la transacción, mostrándole nuevamente que puede hacer el pago en línea, o con diferentes métodos de pago, dependiendo de los medios que tengas dispuesto para ello.

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Y el tercer mensaje se envía tres días después de que se haya vencido la fecha límite con la idea de darle un respiro al cliente, pero no descuidar el recaudo. En esta notificación se les debe indicar que deben efectuar el pago de manera inmediata o su servicio podría ser suspendido, o en el caso de que se trate de productos, se les comunique que podrían ser objeto de algún tipo de sanción.

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Ahora bien, es de suprema importancia que, así como se programan notificaciones para cobrar, se les envíe un mensaje de confirmación de la recepción del pago y se agradezca por haberlo hecho. No importa si se trata de una obligación, siempre se debe mostrar una actitud amable y profesional con los clientes, ya que finalmente son ellos quienes contribuyen a la subsistencia de la empresa.

El software de Siigo nube, por ejemplo, cuenta con una funcionalidad denominada gestión de cobranza, aplicación desde la cual se puede programar de forma automática el envío de estos mensajes a los clientes, se puede habilitar el pago en línea, adicionar comentarios a las facturas y monitorear el comportamiento del cliente a lo largo de este proceso de forma remota y muy sencilla, tal y como puedes ver en la siguiente imagen.

Así como la implementación de un sistema de gestión como el de Siigo contribuye a facilitar el proceso de cobranza a los clientes, con esta plataforma se pueden administrar muchas otras operaciones de forma sencilla desde cualquier lugar del mundo solamente manejando un dispositivo móvil con conexión a internet; labores como el manejo de inventario, control de gastos, creación de cotizaciones, monitoreo de movimientos bancarios, entre otras.

Si te interesa saber más sobre la forma en la que un software administrativo puede simplificar tu gestión gerencial te invitamos a dar clic en el siguiente botón:

“Aquellos que dicen que algo no puede hacerse, suelen ser interrumpidos por otros que lo están haciendo” – Joel Barker

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