¿Cómo cobrarle a un cliente de manera efectiva sin quedar como un intenso?

Saber cómo cobrarle a un cliente puede ser un verdadero dolor de cabeza. De nada sirve facturar mucho si el recaudo no es efectivo, y es ahí cuando aparecen esas excusas incómodas por los pagos atrasados.

Para evitar ese desequilibrio financiero y mantener una relación sólida con tus clientes, te vamos a contar todo lo que necesitas saber para cobrar de manera efectiva, sin poner en riesgo la fidelidad que tanto valoras.

Paso 1: Envío de recordatorio amistoso (previo o al vencimiento)

Una forma de evitar pagos atrasados es el recordatorio amistoso. Esta estrategia consiste en enviar una notificación al cliente justo antes de la fecha de vencimiento o, a más tardar, el mismo día en que el pago es debido.

Este recordatorio debe ser breve, incluir los detalles clave de la factura (número, monto, fecha de vencimiento), ofrecer un contacto para cualquier duda y cumplir con lo establecido en la ley de cobranzas. Puedes enviarlo por correo electrónico, WhatsApp o a través de mensaje de texto, asegurándote de que el tono sea siempre cordial y de servicio, proyectando una imagen de eficiencia y organización sin ser intrusivo.

Un ejemplo de este tipo de mensaje sería:

“¡Hola, [nombre del cliente]! Soy [tu nombre] de [tu empresa]. Te recordamos que la factura [número de factura], por [monto], vence el [fecha].

Si ya realizaste el pago, ¡perfecto! Por favor, ignora este mensaje. Si tienes alguna pregunta, no dudes en contactarnos a través de [canal de contacto]”.

Paso 2: Llamada de cortesía post-vencimiento (1-5 días después)

También puedes optar por realizar una llamada de cortesía poco después de la fecha de vencimiento, idealmente entre 1 y 5 días después. Esta llamada debe mantener un tono amable y de servicio, evitando cualquier señal de cobro agresivo. Por ejemplo:

“¡Hola, [nombre del cliente]! Soy [tu nombre] de [tu empresa]. Revisando nuestros registros, notamos que la factura [número de factura] con fecha de vencimiento [fecha] está pendiente. ¿Hubo alguna dificultad para hacer el pago? Si necesita ayuda o tiene alguna duda, con gusto lo asisto o, si lo prefiere, podemos coordinar el pago con nuestra área contable para [sugerir nueva fecha, si es necesario]. ¡Agradecemos tu tiempo!”

Paso 3: Envío de un segundo recordatorio formal

Si el pago sigue pendiente, puedes enviar un segundo recordatorio de cobranza. Este debe ser más firme, pero manteniendo siempre un tono educado y profesional.

Este mensaje, que se suele enviar entre 5 y 10 días después del vencimiento, tiene como objetivo reiterar claramente la necesidad del pago, dejar constancia escrita de la deuda y recordar las condiciones de pago acordadas previamente.

Mira el ejemplo a continuación:

“¡Hola, [nombre del cliente]! Soy [tu nombre] de [tu empresa]. Confirmamos que el pago de la factura [número de factura] con vencimiento [fecha] aún se encuentra pendiente. Es necesario que realices el pago a la brevedad posible para evitar interrupciones en el servicio. Si tienes alguna duda o necesitas alguna aclaración, no dudes en contactarnos [canal de contacto]”.

Paso 4: Propuesta de acuerdos de pago o planes de cuotas

Con esta estrategia, no solo recuperarás la deuda, sino que también mantendrás una relación sólida con tu cliente. Se trata de ofrecerle una solución flexible que se ajuste tanto a su situación como a tus necesidades. Por ejemplo, podrías proponer pagos fraccionados o una extensión de tiempo para cumplir con la obligación.

Paso 5: Clasificación de la cartera y niveles de morosidad

Esta práctica te permite aplicar estrategias de cobro más inteligentes y personalizadas, asegurando una gestión más efectiva y estratégica para tu negocio. Podrías dividir tu cartera en las siguientes categorías, por ejemplo: vencida (cuando el cliente ya superó los 60 días de mora), morosa (que exige una comunicación más directa y seguimiento constante) y crítica (aquella que ya requiere acciones más contundentes y, posiblemente, medidas legales).

Paso 6: Envío de requerimiento formal o prejurídico (30-60 días de mora)

Un requerimiento formal o prejurídico es una comunicación escrita que se envía al cliente solicitando el pago inmediato de la deuda. Aunque no es una demanda judicial, actúa como el paso previo a iniciar acciones legales.

La base de una cobranza exitosa: prevención y preparación

La prevención y la preparación son, sin duda, la base de una cobranza exitosa. Para lograrlo, te traemos dos estrategias esenciales que debes aplicar desde el inicio de tu relación con cada cliente: establecer políticas de crédito y cobro claras y comunicar eficazmente los métodos de pago aceptados. A continuación, vamos a explorar cada una.

Políticas de crédito y cobro claras desde el inicio

Uno de los errores más comunes en cobranza es no establecer ni comunicar claramente las políticas de crédito y cobro desde el primer momento con el cliente. ¿El resultado? Malentendidos que se transforman en problemas futuros. Para evitarlo, define condiciones claras y criterios básicos en tus procesos de crédito y cobro. Asegúrate de comunicarlos de forma efectiva en tu sitio web y en todos los canales de tu empresa.

Comunicación de métodos de pago aceptados

Esta estrategia preventiva no solo reduce significativamente los casos de impago y mantiene tu flujo de caja, sino que también fortalece la relación con tus clientes. ¡No asumas que ellos saben cómo pagarte! Desde el inicio de tu relación comercial y en cada factura, indica de forma clara y visible todas las opciones de pago. Cuantas menos complicaciones tenga tu cliente para pagar, más rápido y efectivo será tu recaudo.

¡Esperamos que este artículo te haya sido de mucha ayuda! Ahora que sabes cómo cobrarle a un cliente de forma efectiva y sin afectar la relación, ¡ya no hay excusa para no poner en práctica estas estrategias y llegar al siguiente nivel!