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Documentos equivalentes a la factura de venta y su validez

¿Sabías que la DIAN expidió un nuevo proyecto resolución que reglamenta la transición de documentos equivalentes a documento equivalente electrónico? En este artículo te contamos todo, sigue leyendo y descúbrelo

¿Qué cambia con la nueva Resolución 0165 de la DIAN sobre los documentos equivalentes electrónicos?

La nueva Resolución regula la migración de documentos equivalentes a documento equivalente electrónico, con el fin de fortalecer el sistema de facturación y mejorar la eficiencia en la gestión de documentos. Los documentos equivalentes son aquellos que pueden expedir los sujetos obligados a facturar cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios específicos, como por ejemplo, el tiquete de transporte de pasajeros, la boleta de ingreso al cine, entre otros.

Estos documentos tienen los mismos efectos legales que la factura de venta, siempre que cumplan con los requisitos y condiciones establecidos por la normatividad vigente. Con el nuevo Proyecto de Resolución, la DIAN busca que estos documentos se expidan en formato electrónico, lo que implica que se validen y autentiquen por parte de la entidad antes de ser entregados a los adquirentes.

Además, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta y se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, donde se establecen los requisitos técnicos y las condiciones para la generación, transmisión, validación y conservación de estos documentos.

También se introduce la figura de la “nota de ajuste” como el mecanismo para corregir o anular un documento equivalente electrónico, garantizando la integridad y precisión de la información. Así no tienes que preocuparte porque se te escape algo de la ley.

 Calendario de implementación para documentos equivalentes 

Sí, así como lo lees implementar este tipo de documentos tiene unas fechas límite que sí o sí debes cumplir; te las presentamos a continuación. Pero antes recordemos que en el 2021 se expide la ley 2155 la cual  autoriza a la DIAN a crear nuevos documentos equivalentes.

En este sentido, la entidad genera el documento equivalente de factura POS, sin embargo,  tiene algunas limitantes como el de las 5 UVT, es decir,  que se puede expedir el documento equivalente de facturación POS si el producto o servicio registrado no supera las UVT mencionadas , porque si llega a ocurrir la empresa o comercio está en la obligación de emitir factura electrónica.

Esto sin contar que el documento POS no es soporte para la deducción de costos y gastos o descuento de impuestos; por lo que la DIAN decide crear un nuevo documento equivalente electrónico que no se vea sujeto a limitaciones para reinventar el concepto de Sistema POS.

A este se le da el nombre de Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema POS bajo la resolución 165 del 1 de noviembre de 2023.

Ten en cuenta que cumplir a cabalidad con la expedición de este documento, bajo las condiciones expuestas en el artículo 19 y 20 de la ley en mención, te permitirá no solo cumplir con la normatividad sino también aplicar legalmente a tus descuentos en impuestos o deducciones.

Fechas de implementación según la calidad del contribuyente

Otros documentos equivalentes 

¿Qué beneficios trae el nuevo Proyecto de Resolución para los sujetos obligados a facturar y los adquirentes?

El nuevo Proyecto de Resolución trae varios beneficios tanto para los sujetos obligados a facturar como para los adquirentes, entre los cuales se destacan:

• Mayor seguridad y transparencia en las operaciones comerciales, al contar con un sistema de validación y autenticación por parte de la DIAN.
• Mayor eficiencia y agilidad en la gestión documental, al reducir el uso del papel y facilitar el almacenamiento y consulta de los documentos.
• Mayor control y seguimiento por parte de la DIAN sobre las obligaciones tributarias, al contar con información oportuna y confiable sobre las operaciones realizadas.
• Mayor facilidad para ejercer el derecho al crédito fiscal o al costo o deducción, al contar con un soporte válido y verificable para sustentar las operaciones.

¿Qué requisitos se deben cumplir para implementar el nuevo Proyecto de Resolución?

Se recomienda a los sujetos obligados a facturar que inicien desde ya el proceso de adaptación a los cambios normativos y técnicos que implica la transición a los documentos equivalentes electrónicos.

Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Contar con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para generar, transmitir y conservar los documentos equivalentes electrónicos.
• Solicitar a la DIAN la habilitación como emisor electrónico mediante el servicio informático electrónico dispuesto para tal fin.
• Cumplir con los requisitos técnicos y las condiciones establecidos en el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico.
• Expedir un único documento equivalente electrónico por cada operación realizada, sin perjuicio del derecho del adquirente a exigir la factura electrónica de venta.
• Emitir una nota de ajuste cuando se requiera corregir o anular un documento equivalente electrónico.

¿Cómo Siigo te ayuda a cumplir con la resolución 000165?

Siigo POS te permite cumplir con la nueva resolución 0165 a través de la facturación electrónica ilimitada. Aunque la norma establece que los obligados a facturar pueden expedir factura electrónica de venta o documento equivalente electrónico (en los casos señalados en el artículo 13 de la Resolución 000042 del 05/05/2020), te informamos que, independientemente de la opción que elijas, los documentos deben emitirse electrónicamente.

Adopta la Facturación Electrónica en tus puntos de venta y disfruta de los beneficios que te ofrece:

1. Cumplimiento legal sin complicaciones:

• La Factura Electrónica se ha convertido en un requisito obligatorio para muchos negocios, por eso, solicitar la resolución de Factura Electrónica es un proceso sencillo que te permitirá cumplir con lo establecido por la DIAN.
• Si ya utilizas Factura Electrónica, la implementación del Documento Equivalente Electrónico es opcional, simplificando aún más la gestión de tus documentos fiscales.

2. Ventajas que impulsan tu negocio:

• Agilidad: Despídete de procesos lentos y manuales. La facturación electrónica agiliza y automatiza la emisión de facturas, liberando tiempo para que te enfoques en lo que realmente importa: tu negocio.
• Seguridad: Protege tu información y la de tus clientes con la máxima seguridad. Utiliza mecanismos electrónicos confiables que garanticen la integridad y autenticidad de los datos.
• Más Precisión, menos reprocesos: Olvídate de los errores y discrepancias. Con la facturación electrónica minimizas la posibilidad de errores humanos, asegurando la exactitud de la información fiscal en todo momento. Además, si un cliente solicita una factura electrónica en lugar del Documento Equivalente Electrónico, la transición se realiza fácilmente, evitando reprocesos y ahorrando tiempo valioso.

3. Simplificación operativa:

• Adiós a la complejidad: Elige la Factura Electrónica como único documento electrónico para tus operaciones en POS. Elimina la necesidad de manejar dos tipos de documentos diferentes, reduciendo la complejidad y optimizando la gestión de tu facturación.

La Facturación Electrónica en POS es la clave para un negocio moderno, eficiente y seguro. Adopta esta solución innovadora y disfruta de hacer que las cosas pasen. Con Siigo la factura de venta que expides es en formato tirilla, así es más practico para ti y tu cliente. 

¿Qué recomendaciones se pueden dar para facilitar la implementación del nuevo Proyecto de Resolución?

Para facilitar la implementación del nuevo Proyecto de Resolución, se pueden seguir las siguientes recomendaciones:

• Estar atento a las comunicaciones oficiales de la DIAN sobre el calendario y los detalles de la transición a los documentos equivalentes electrónicos.
• Elegir un proveedor tecnológico confiable y con experiencia en el tema de facturación electrónica, que ofrezca soluciones integrales y adaptadas a las necesidades de cada negocio.
• Capacitar al personal involucrado en el proceso de facturación sobre los cambios normativos y técnicos que implica la expedición de los documentos equivalentes electrónicos.
• Realizar pruebas previas al inicio de la operación para verificar el correcto funcionamiento del sistema de facturación electrónica y los documentos equivalentes electrónicos.
• Contar con un plan de contingencia para garantizar la continuidad del servicio en caso de fallas o inconvenientes técnicos.

En conclusión, el nuevo Proyecto de Resolución de la DIAN sobre los documentos equivalentes electrónicos es una medida que busca modernizar y optimizar el sistema de facturación en Colombia, brindando mayor seguridad, transparencia y eficiencia en las operaciones comerciales.

Los sujetos obligados a facturar y los adquirentes deben estar preparados para asumir este cambio, cumpliendo con los plazos y requisitos establecidos por la entidad, y aprovechando los beneficios que trae esta iniciativa.

Para ello, se recomienda contar con el apoyo de un proveedor tecnológico experto en el tema, que ofrezca soluciones integrales y adaptadas a las necesidades de cada negocio.