CONTADOR | 6 MINUTOS DE LECTURA

Diferencias de llevar contabilidades en Excel y en un software

Probablemente has escuchado hablar sobre los software contables y administrativos ya sea porque estas interesado en probarlos o un amigo te los recomendó. Sin embargo, sabemos que si siempre has manejado las contabilidades en Excel, o incluso a mano, puede resultar intimidante dar el primer paso. Por esa razón, en este artículo te queremos contar las ventajas que tiene trabajar con el software contable en lugar de hacer las contabilidades en Excel para que saques tus propias conclusiones.

1. Herramienta genérica versus herramienta especializada:

Lo primero que debemos tener en cuenta es que a pesar de ser una herramienta muy completa, Excel es un programa genérico, ósea, que no fue diseñado precisamente para llevar contabilidades. Y aunque puede que en el pasado se haya considerado como el programa aliado para manejar la información financiera de las empresas, hoy en día no lo es.

La razón es sencilla, si un contador público necesita desarrollar tareas especializadas diariamente porque ese es su trabajo, Excel no le brinda todas las funcionalidades que requiere para ejecutarlas, mientras hoy en día existen soluciones tecnológicas que sí lo hacen.

En ese sentido, a pesar de que el uso de Excel no tenga un costo periódico, la “gratuidad” es imprecisa, ya que tienes que invertir más tiempo, ye energía configurando las celdas y preparando las hojas de cálculo según tus necesidades, mientras podrías obtener el mismo resultado usando un software contable que viene predeterminado. Por lo que podrías usar ese mismo tiempo manejando otras contabilidades o incluso descansando.

Además, cuando hablamos de un software contable especializado, el margen de error es mínimo y, por lo tanto, identificar cuando algo anda mal es muy sencillo, en oposición con el programa de Microsoft, con el que posiblemente puedes tardar horas tratando de deducir en qué lugar está el problema.

2. Capacitación técnica:

Ciertamente es necesario capacitarse para usar tanto Excel como un software contable en el trabajo. Sin embargo, estas dos herramientas se diferencian en el nivel de dificultad que representa manipularlas para el usuario y, en ese sentido, Excel nuevamente no es el programa más amigable, ya que para entender su funcionamiento es necesario invertir tiempo y no se puede lograr de manera intuitiva.

En cambio, los software contables, al ser diseñados con esa finalidad específica, tienen una interfaz simplificada que busca facilitar los procesos en lo máximo posible, llevando la participación del usuario al mínimo vital. Además, generalmente tienen a su disposición un equipo de soporte técnico con diferentes canales de comunicación para orientar a los contadores en todo momento.

3. Actualizaciones:

Una de las reglas de oro de la contabilidad es mantenerse actualizado en cuanto a reformas, decretos y nuevas leyes que se instituyen regularmente en nuestro país. Por esa razón, utilizar un sistema que vaya al mismo ritmo con estos cambios representa una ventaja operativa y una necesidad laboral.

Evidentemente una de las grandes fortalezas de un software contable frente a Excel es que detrás de un programa de contabilidad existen programadores que periódicamente actualizan las funcionalidades de acuerdo con las novedades legales y tributarias que mencionábamos anteriormente. Por lo que el contador no tiene la necesidad de editar nada, ya que las operaciones están predeterminadas y se renuevan automáticamente.

4. Contabilidad de acuerdo con las NIIF:

Así mismo, existen softwares como Siigo Contador que ofrecen la facilidad de generar informes y estados financieros bajo las Normas Internacionales de Información Financiera, de manera integrada, para que los contadores solamente se deban preocupar por registrar las diferencias de estimaciones en activos fijos, inventarios y deterioro de cartera.

5. Seguridad:

Al utilizar Excel corremos el riesgo de perder nuestros documentos ya que cualquier persona puede acceder a ellos y modificarlos, ya que solo basta con abrir el archivo. Además, es posible que si nos desplazamos a otro lugar o usamos un equipo diferente al usual el formato del archivo no sea compatible con el computador o que la versión del programa sea más antigua o reciente, por lo que se corre el riesgo de que la información no se pueda visualizar o esté incompleta.

6. Capacidad:

Si una empresa maneja grandes volúmenes de datos o un contador tiene varias contabilidades simultáneamente en archivos de Excel, el programa puede sobrecargarse al tratar de combinar varias hojas de cálculo y generar muchas molestias.

Además, si una empresa maneja un software administrativo y el contador solamente trabaja con Excel, el programa de Microsoft no puede integrarse con el sistema de los clientes. Por lo que el contador debe tomar toda la información y re digitarla para generar los documentos que requiere, tarea que puede ser realmente dispendiosa y que en el caso de usar un software contable se eliminaría por completo.

El software contable de Siigo cuenta con una opción que le permite al contador acceder al software administrativo de sus clientes y extraer la información financiera de manera inmediata y en tiempo real, por lo que no tiene que movilizarse hasta los establecimientos comerciales ni re digitar.

Así pues, es evidente que el dinero que aparentemente se ahorra al utilizar una herramienta genérica como Excel no equipara los beneficios de trabajar con un software contable, que además de manejar cifras y hacer cálculos, contribuye con las tareas analíticas propias de la profesión contable. Permitiendo que los contadores puedan trascender en sus funciones y convertirse realmente en los asesores financieros para lo cual están calificados, pero que muchas veces no pueden ser.