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¿Cuánto debe cobrar un contador para no darse en la cabeza?

En el camino a la independencia económica, una pregunta clave atormenta a todos los profesionales de la contabilidad: ¿cuánto debo cobrar?

Definir un precio justo es tan desafiante como conseguir nuevos clientes, ya que en muchos casos el costo es un factor esencial para que acepten tus servicios. Pero tranquilo, sabemos que esta es una de tus mayores preocupaciones. Por eso, en este artículo te vamos a dar las claves para que sepas cuánto cobra un contador externo​ de manera estratégica y sin miedo.

Factores clave para calcular tus honorarios contables

Calcular los honorarios contables de forma justa y profesional requiere considerar múltiples variables que van más allá del tiempo de trabajo. Los siguientes son los factores a tener en cuenta al momento de saber cuánto cobra un contador externo​:

Complejidad de la labor contratada

No es lo mismo llevar la contabilidad de una pequeña empresa con pocas transacciones que la de una corporación, cuyos procesos son más complejos y constantes. A mayor complejidad de la labor, mayor debe ser el valor de tus honorarios, ya que esto implica más conocimiento técnico y una mayor responsabilidad.

Tiempo de dedicación

El tiempo es un recurso valioso. Una tarea que exige horas de análisis y seguimiento debe reflejarse en el precio. No se trata solo de cobrar por un documento, sino por todo el proceso que lo respalda.

Utiliza una tabla para registrar las horas estimadas que dedicarás mensualmente a cada cliente. Incluye no solo el registro de transacciones, sino también el tiempo de atención, reuniones y la elaboración de informes. Al hacerlo, tendrás una base sólida para determinar mejor tus honorarios contables.

Tamaño de la empresa contratante

Tienes que ser consciente de que atender una microempresa no demanda lo mismo que gestionar la contabilidad de una compañía con varios empleados, sucursales y un alto volumen de operaciones. El tamaño del cliente influye directamente en la carga de trabajo, el nivel de responsabilidad y, por ende, en el valor de tus honorarios.

En Colombia, las empresas se clasifican en micro, pequeña, mediana y grande, basándose en sus ingresos anuales en Unidades de Valor Tributario (UVT), que para ese año es de $49.799. Puedes utilizar esta información para guiar mejor tus decisiones sobre cuánto cobra un contador externo​.

Antecedentes del cliente y de las operaciones que se realizan

Este punto es básico: si la empresa tiene un historial contable en orden, tu trabajo será más sencillo. Pero si llega un cliente que tiene registros desactualizados, operaciones irregulares o deudas con las entidades tributarias, el tiempo y el esfuerzo para organizar la información serán mayores, lo que debe reflejarse en tu tarifa.

Nivel de incertidumbre y de la viabilidad de la empresa

Cuando una empresa es nueva o el cliente atraviesa situaciones críticas, como problemas de flujo de caja, tu trabajo como contador externo es más desafiante, ya que implica mayor análisis y atención. Antes de fijar tus honorarios, evalúa si el negocio es viable y si el cliente te proveerá la información a tiempo.

Responsabilidad que se asume

Tus Estados Financieros, certificaciones y declaraciones tienen efectos legales. La responsabilidad profesional que asumes es enorme y debe estar incluida en lo que cobras, porque tu nombre y firma responden por la información presentada.

Riesgo profesional involucrado

Este factor está directamente relacionado con la responsabilidad que asumes. En servicios como la revisoría fiscal o la asesoría tributaria, el riesgo de recibir sanciones por errores es alto. Por lo tanto, este nivel de exposición profesional también es un criterio fundamental para fijar honorarios más justos y saber cuánto cobra un contador externo​.

Supervisión y calidad del trabajo

Por supuesto, la tarifa debe reflejar el nivel de especialización y la calidad del servicio que ofreces. Si además incluyes revisiones periódicas, análisis profundos o soporte constante, estos elementos deben considerarse como un valor agregado al definir tus honorarios.

Experiencia en la labor que se contrata

La trayectoria profesional, la experiencia en el sector del cliente y el conocimiento especializado son diferenciales. Un contador con años de experiencia o con formación en áreas específicas (por ejemplo, tributación internacional o NIIF) puede cobrar honorarios más altos.

Requerimientos de equipo humano y necesidades tecnológicas

El uso de software contable, plataformas de gestión o herramientas de análisis de datos te permite ser más eficiente, pero también implica un costo que debe incluirse en el cálculo de los honorarios. Y si le sumas el apoyo de asistentes, la inversión es mayor. No es lo mismo trabajar solo con tu tiempo que movilizar un equipo y recursos adicionales, por lo que este valor debe ser considerado.

Tipo de servicios que cobra un contador en Colombia

Un servicio de contabilidad va más allá de un simple cálculo. Para un contador externo, ofrecer un portafolio de servicios claro y bien definido es fundamental para atraer a nuevos clientes y demostrar su valor. Aquí te presentamos una clasificación de los servicios que puedes ofrecer.

Servicios contables

Se enfocan en la gestión integral de las finanzas del negocio.

• Elaboración de Estados Financieros (Balance General o de Situación, Estado de Resultados, Flujo de Caja y Cambios en el Patrimonio Neto).
• Conciliaciones bancarias.
• Reportes a entidades de control.
• Implementación de normas contables.
• Asesoría contable y financiera.

Servicios fiscales y tributarios

Se centran en el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales de la empresa.

• Cálculo de impuestos.
• Determinación y preparación de declaraciones periódicas.
• Preparación de información exógena (anteriormente conocida como Medios Magnéticos).
• Presupuestos y proyecciones.
• Asesoría tributaria y financiera.
• Trámites para la solicitud de devolución y compensación de impuestos.

Servicios de nómina

Se encargan de revisar la información financiera y el control interno de la empresa, garantizando la transparencia y el cumplimiento de la normativa.

• Gestión de nómina
• Incluye la gestión completa de la nómina y las obligaciones laborales.
• Liquidación de salarios, aportes y prestaciones sociales.
• Cálculo de retenciones.
• Presentación de la Nómina Electrónica ante la DIAN.

Fórmula para calcular el precio de tus servicios

Antes de meternos de lleno en la fórmula para saber cuánto cobra un contador externo​, te enseñaremos cuáles son los factores clave que debes tener en cuenta para el cálculo.

Costos totales

Son todos los gastos fijos y variables que tienes al mes para operar. Los fijos incluyen gastos recurrentes como el software contable, licencias profesionales, arriendo de oficina, internet y membresías a gremios. Los variables, por otro lado, son aquellos que cambian según las necesidades de cada cliente, como el transporte para visitarlos, papelería específica o herramientas extra para un proyecto puntual.

Horas laborales

Es el tiempo que dedicas a trabajar en un mes. Es crucial que seas realista en este punto. Considera el total de horas disponibles para trabajar en tus clientes, restando las horas que dedicas a tareas administrativas.

Utilidad

Se trata de la ganancia que quieres obtener después de cubrir todos tus costos. La utilidad no es tu salario; es el beneficio que te permite crecer o, simplemente, invertir en tu negocio.

Con estas variables, puedes usar las siguientes fórmulas para definir tus honorarios de manera estratégica y sin perder dinero.

• Fórmula para calcular el costo por hora

Costo por hora = costos totales / horas laborales

• Fórmula para calcular el precio de tus servicios

Precio = (costo por hora + utilidad) * horas de cada servicio

Veamos un ejemplo para tener más claro cómo calcular el precio de tus servicios

Supongamos que tus costos totales mensuales son de $1.500.000 y trabajas 160 horas al mes.

Costo por hora: $1.500.000 / 160 horas = $9.375

Ahora, si deseas obtener una utilidad del 50 %, la fórmula quedaría así:

Precio por hora: ($9.375 + ($9.375 * 0.50)) = $14.062

Así sabes que tu tarifa mínima por hora debe ser de $14.062 para cubrir tus gastos y obtener la ganancia deseada.

Precios de los servicios contables más comunes

Según el artículo 46 de la Ley 43 de 1990, en Colombia los contadores públicos tienen autonomía para determinar el valor de sus honorarios de acuerdo con “su capacidad científica y/o técnica, en relación con la importancia y circunstancias en cada uno de los casos que le corresponda cumplir”.

La única condición es que el valor de los honorarios debe acordarse de forma escrita y con anterioridad. Este documento, firmado tanto por el contador como por el cliente, es crucial para evitar desacuerdos una vez que el trabajo ha sido finalizado.

Ahora bien, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), la entidad encargada de regular las normas contables y de información financiera en el país (según la Ley 1314 de 2009), publicó en 2009 una propuesta orientativa sobre las tarifas de honorarios. El objetivo era brindar una referencia para que tanto contadores como clientes entendieran las variables a considerar al definir el precio de un servicio.

Sin embargo, desde entonces, el CTCP no ha vuelto a emitir listados de tarifas. La entidad considera que la discusión debe centrarse en que los honorarios pueden variar dependiendo de la calidad del trabajo del profesional y de los costos estructurales necesarios para ejercer su labor.

A pesar de que no hay una regulación oficial para determinar cuánto cobra un contador externo​, en Siigo queremos darte una mano. Por eso, hicimos una proyección de las tarifas de honorarios para 2025, con el salario mínimo mensual legal vigente para el 2025, correspondiente a $1.423.500 (sin auxilio de transporte), tomando como referencia el documento del CTCP y ajustándolo al incremento del salario mínimo legal vigente de ese año.

¿Cómo presentar tu propuesta de servicios y honorarios?

La forma en que presentas tu propuesta de servicios como contador externo puede marcar la diferencia entre conseguir o perder un cliente. Una propuesta efectiva no solo muestra tus tarifas, sino que también comunica el valor de tu trabajo y genera confianza.

Al presentar tu propuesta, asegúrate de detallar:

• Presentación: empieza con una breve introducción que conecte con la necesidad del cliente. No se trata de dar datos básicos o de contar tu historia, sino de explicar por qué eres el profesional adecuado para resolver el problema o desafío que está enfrentando. Usa un lenguaje directo y profesional, además de detalles y datos específicos para respaldar tus afirmaciones.
• Certificado de Vigencia y Antecedentes: para generar mayor confianza y tranquilidad a tu cliente, puedes incluir el Certificado de Vigencia y Antecedentes de la Junta Central de Contadores. Este documento valida que estás habilitado para ejercer tu profesión y que no tienes sanciones ni procesos disciplinarios en curso.
• Los servicios incluidos: detalla tus servicios y cuáles serán los objetivos a alcanzar con cada acción. Es crucial que no solo listes las actividades que realizarás, sino que expliques el beneficio que obtendrá el cliente.
• El valor de tus honorarios: presenta tus precios de forma clara y así tus clientes sabrá cuánto cobra un contador externo​. Haz desglose detallado de los gastos para que puedan entender claramente por qué están pagando. Es importante que los precios reflejen el valor que ofreces, no solo el costo de tu tiempo.
• Condiciones del servicio y forma de pago: aquí puedes especificar la validez de la propuesta, la duración del servicio, los compromisos de ambas partes, etc. Esto genera confianza y evita malentendidos. Y recuerda, no tengas miedo de negociar y de defender el valor de tu trabajo.

¿Existe algún tipo de regulación para los honorarios de los contadores?

En Colombia no existe una tarifa oficial obligatoria para los honorarios contables. Sin embargo, los artículos 39 y 46 de la Ley 43 de 1990 establecen pautas generales que deben tener en cuenta los contadores públicos al fijar sus tarifas.

Siigo, el aliado para facilitar la gestión de tus clientes

Como contador independiente, tu tiempo es muy valioso. Un software para contadores independientes como Siigo Contador se convierte en tu mejor aliado, ya que te permite automatizar tareas repetitivas. Con nuestro sistema en la Nube, puedes llevar la contabilidad de varios clientes de forma centralizada, agilizando procesos y reduciendo errores. Pero esto no es todo; gracias a sus múltiples funcionalidades vas a poder:

• Automatizar reportes financieros y tributarios.
• Gestionar múltiples clientes en una sola plataforma.
• Reducir errores y ganar tiempo para asesorar mejor.
• Acceder a los datos que necesitas en segundos y compartilos de manera segura con las empresas que asesoras, proveedores o clientes.

Estamos seguros de que, con toda la información compartida, ya sabes cómo calcular tus honorarios, cuánto cobra un contador externo​, qué servicios ofrecer para que no te den en la cabeza, así que: ¡Adelante! ¡Manos a la obra!