¿Qué es un comprobante de pago?

Un comprobante de pago es un documento que certifica una transacción comercial, es decir, el traspaso de un bien o la prestación de un servicio a cambio de un valor acordado. Su objetivo principal es dejar constancia de las operaciones económicas, además de ser fundamentales para la gestión financiera, contable y tributaria, ya que permiten respaldar ingresos, costos, gastos e impuestos ante la autoridad fiscal.

En este artículo te explicamos qué tipos de comprobantes de pago existen según la ley en Colombia y cómo gestionarlos y almacenarlos de forma sencilla.

Tipos de comprobantes de pago y sus características

Facturas

La factura es el comprobante más utilizado para legalizar una transacción comercial de venta de bienes o prestación de servicios.

Según la normativa vigente de la DIAN, debe emitirse de forma electrónica y contener los datos del emisor y receptor, el detalle de los productos, la fecha de expedición, el valor base (antes de impuestos), los impuestos aplicables (IVA, ICA, cuando corresponda) y el valor total de la operación.

Recibos de caja

El recibo de caja se usa para documentar la entrada de dinero a la empresa, ya sea por efectivo, transferencias, consignaciones o cheques. Es importante aclarar que no reemplazan la factura, sino que soportan el recaudo. Sus datos esenciales son:

• Fecha.
• Nombre de quien paga.
• Concepto del ingreso.
• Valor y forma de pago.

Comprobantes de egreso

El comprobante de egreso respalda cada salida de dinero de la empresa, como pagos a proveedores, empleados o terceros (arriendos, impuestos, entre otros).

Generalmente, se emiten junto a una factura o cuenta de cobro para justificar el gasto. Deben contener el beneficiario, el concepto, el valor, la fecha y el medio de pago utilizado.

Notas de crédito y débito

Se utilizan para ajustar o corregir una factura ya emitida. La nota crédito disminuye el valor de la factura. Se utiliza para registrar devoluciones, descuentos, bonificaciones, anulaciones o correcciones que reducen el valor facturado. Mientras que la nota débito aumenta el valor de la factura por errores en el precio, intereses de mora o valores adicionales no incluidos inicialmente.

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La Ley 1328 determina cuáles son los conceptos que se incluyen dentro de la emisión de un comprobante de pago:

• Entidades vigiladas: son las instituciones inspeccionadas y vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
  Cliente: con ellos, se establecen relaciones legales o contractuales para ofrecer productos o servicios acordes con su objeto social. En esta categoría es independiente el carácter natural o jurídico de cada uno.
• Usuario: también puede tener personería jurídica o natural y a menudo utiliza servicios de entidades vigiladas.
• Cliente potencial: tampoco discrimina el tipo de personería y se considera como un usuario que puede convertirse en cliente, pero a quien no se puede considerar como tal hasta que no adquiera los productos o servicios.
• Consumidor financiero: dentro de esta categoría se consideran las dos anteriores, que adquieren productos o servicios de entidades vigiladas.
• Productos y servicios: son los bienes propios que se intercambian y que se ratifican en un contrato celebrado entre el cliente y el propietario del bien.
• Queja o reclamo: es una petición que manifiesta el cliente o consumidor de los productos y servicios a quien inicialmente era el propietario del bien. La manifestación de inconformidad expresada por un consumidor financiero respecto de un producto o servicio adquirido, ofrecido o prestado por una entidad vigilada y puesta en conocimiento de esta, del defensor del consumidor financiero, de la Superintendencia Financiera de Colombia o de las demás instituciones competentes, según corresponda.

Gestión eficiente de comprobantes de pago

Esta labor es fundamental para mantener el orden financiero de la empresa, cumplir con las obligaciones tributarias y evitar errores que pueden derivar en sanciones o reprocesos contables. Además, una buena administración de estos documentos facilita las labores diarias y mejora la toma de decisiones.

Digitalización y software contable

La digitalización y el almacenamiento en la Nube (Internet) de los comprobantes de pago te permiten mantener los datos organizados, seguros y disponibles en todo momento, sin depender de archivos físicos que pueden perderse o dañarse. Al migrar estos documentos a un entorno digital, es mucho más fácil consultarlos, compartirlos con tu contador o presentarlos ante revisiones internas o requerimientos de la autoridad tributaria.

Además, el uso de herramientas tecnológicas como un software contable se convierte en un gran aliado para una labor eficiente. Estas soluciones automatizan la emisión, el registro y el archivo de los comprobantes, reduciendo errores manuales y evitando duplicidades en los datos. También facilitan la integración con procesos como la facturación electrónica.

Otro beneficio clave es que la información se mantiene actualizada en tiempo real, lo que brinda mayor control sobre los ingresos, egresos y saldos de tu empresa. Esto no solo optimiza el trabajo diario, sino que también mejora la toma de decisiones financieras, al contar con datos confiables y oportunos en un solo lugar.

¿Cuánto tiempo debo conservar un comprobante?

En Colombia, los comprobantes de pago y demás soportes contables, como libros o facturas, deben conservarse por un período de 10 años, ya que pueden ser requeridos en procesos contables, fiscales o legales.

Siigo Nube facilita la emisión, registro y almacenamiento digital de comprobantes de pago en un solo lugar, cumpliendo con la normativa vigente en Colombia. Al ser 100% en la Nube, los archivos quedan guardados de forma segura, sin depender de archivos físicos ni de un solo equipo de cómputo.

Por si fuera poco, nuestro sistema mantiene tu información actualizada en tiempo real, lo que ayuda a mejorar el control financiero y los cierres contables, además de reducir el riesgo de pérdida o errores en el manejo de los comprobantes.