Conceptos de Nómina y las Prestaciones Sociales: claves para un futuro financiero seguro

¿Sabes qué son la nómina y las prestaciones sociales? ¿Conoces cómo se calculan y las ventajas que representan para tus colaboradores? En este artículo te lo explicamos de forma sencilla y práctica, para que gestiones estos procesos con seguridad y conforme a la normativa.

La nómina: el corazón del proceso financiero

La nómina es el conjunto de salarios, bonificaciones y deducciones que un empleador paga a sus empleados por el trabajo realizado. Aunque parece simple, su correcta administración exige conocer sus elementos, reglas y efectos legales para garantizar un flujo financiero sano y evitar sanciones.

Qué son los conceptos de nómina

Son todos los elementos que conforman el pago que recibe un colaborador. Los que constituyen el salario son aquellos que se pagan de forma periódica y que están asociados directamente al trabajo realizado. Estos son:

Salario base

Este es el monto fijo que el colaborador recibe por su trabajo, antes de las deducciones. Ten en cuenta que el Estado define anualmente un aumento. Por ejemplo, el incremento del salario mínimo 2025​ fue de 9,53%, quedando en $1.423.500 sin auxilio de transporte.

Deducciones

Son los descuentos obligatorios sobre el salario bruto, como aportes a pensión, salud, retenciones y otros autorizados.

Beneficios en especie

Incluyen compensaciones no monetarias, como vales de comida o transporte.

Horas extra

Es el tiempo trabajado más allá de la jornada ordinaria. Cuando se compensan, requieren una tasa adicional de pago.

Prestaciones sociales: cimientos para un futuro seguro

Las prestaciones sociales son un conjunto de beneficios que por ley se le otorgan al empleado. Estos son adicionales al salario y tienen como objetivo cubrir las necesidades o riesgos del empleado durante o después de la relación laboral.
Seguridad Social
Incluye afiliación y aportes a salud, pensión y riesgos laborales, además de cesantías.

Prima de servicios

La prima de servicios es una prestación social obligatoria que se paga en dos cuotas semestrales (una en junio y otra en diciembre) y que equivale a un salario mensual o proporcional al tiempo trabajado. Tiene como objetivo compensar al colaborador por su aporte a la generación de ingresos y utilidades en la empresa.

Auxilio de cesantías

Esta prestación se paga una vez al año (en febrero) o al terminar el contrato y equivale a un salario mensual o proporcional al tiempo trabajado. Tiene como objetivo brindar un respaldo económico en caso de desempleo, para estudios o para vivienda.

El pago de las cesantías no se hace directamente al trabajador, sino que se consigna a un fondo de cesantías elegido por él.

Intereses sobre las cesantías

Es un beneficio que se paga una vez en enero y equivale al 12% anual del valor de las cesantías. Tiene como objetivo incentivar el ahorro del trabajador y proteger el poder adquisitivo de las cesantías. Este pago sí se hace directamente al empleado.

Dotación

Consiste en entregar al trabajador los elementos necesarios para el desempeño de su labor, como ropa, calzado, herramientas, etc. Se entrega cada cuatro meses (en abril, agosto y diciembre) y su valor depende del salario y del tipo de actividad.

Vacaciones

Las vacaciones son un descanso remunerado de 15 días hábiles por cada año trabajado o proporcional al tiempo trabajado. En Colombia, las vacaciones no se consideran una prestación social, sino un descanso pagado con carácter salarial que busca el bienestar del personal.

Licencia por enfermedad

Es un permiso temporal en caso de incapacidad médica, a menudo pagado.

Seguro de vida y accidentes

Se otorgan voluntariamente para brindar mayor protección al trabajador y su familia.

Cómo calcular los conceptos y prestaciones sociales de la nómina

Son muchos los factores que influyen en el cálculo de la nómina y las prestaciones sociales y, por ello, hay que conocerlos bien para saber evitar errores.

Al calcular los elementos salariales, debes tener en cuenta el valor del salario básico, el número de horas trabajadas, los recargos aplicables y las comisiones o bonificaciones pactadas.

Por otro lado, para calcular las prestaciones sociales, básate en:

• Salario básico.
• Número de días trabajados.
• Fórmulas.

Por ejemplo, para liquidar las cesantías, debes tomar como base el último salario del mes de tu colaborador y el tiempo trabajado. Una vez tengas la base, aplica la siguiente fórmula:

Salario promedio = (suma de todos los ingresos del año) / 12
Cesantías = salario mensual × días trabajados en el año / 360

Para un empleado con salario fijo de $2.300.000 + $165.000 de auxilio de transporte que trabajó durante todo un año, el total de las cesantías sería:

El salario es $2.300.000 + $165.000 = $2.465.000.
Cesantías = (2.465.000 × 360) / 360 = $2.465.000

La liquidación de la nómina y las prestaciones sociales puede ser compleja. Por eso, contar con un software especializado te ahorra tiempo, evita errores y garantiza cumplimiento normativo.

En Siigo contamos con el software de nómina electrónica ideal para que lleves tu nómina de forma fácil mientras estás al día con todos los requisitos de ley. Además, con nuestro sistema vas a poder consolidar y reportar la nómina y las prestaciones sociales en el documento soporte en el cierre de diciembre, mejorando la gestión administrativa y financiera de tu empresa.