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Aportes parafiscales: cuáles son y quiénes deben pagarlos en Colombia

En Colombia, las empresas están obligadas a realizar aportes parafiscales por cada trabajador vinculado. Estos corresponden a porcentajes calculados sobre el Ingreso Base de Cotización –IBC–, pero su valor es asumido en un 100% por el empleador, sin descontarse del sueldo del trabajador.

El incumplimiento de esta obligación puede generar procesos de fiscalización y sanciones por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP). A continuación, explicamos qué son estos pagos y cómo se aplican, con información actualizada conforme al Estatuto Tributario (ET) y los lineamientos vigentes de fiscalización.

¿Qué son los aportes parafiscales?

Los aportes parafiscales son contribuciones obligatorias que deben pagar exclusivamente los empleadores, y son diferentes de los aportes a la seguridad social, aunque se liquiden y paguen a través de la misma Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

Estas contribuciones se calculan como un porcentaje del salario base de cotización y tienen un propósito específico. Esto significa que solo se pueden utilizar para financiar programas de subsidio familiar, capacitación laboral, protección infantil y bienestar social, a través de entidades como las cajas de compensación familiar, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

Además, el pago de estos aportes no se considera un beneficio salarial directo ni forma parte del salario del trabajador.

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¿Cuáles son los parafiscales?

Los aportes parafiscales se realizan a tres entidades y se liquidan aplicando un porcentaje sobre el IBC en nómina del trabajador. Ten en cuenta que estos porcentajes se calculan únicamente sobre los pagos que se consideran salario, excluyendo valores ocasionales no salariales o pagos no salariales expresamente acordados.

A continuación, detallamos las entidades y los porcentajes correspondientes:

Cajas de compensación familiar

Las cajas de compensación familiar son entidades privadas sin fines de lucro creadas para mejorar la calidad de vida de los trabajadores y sus familias mediante servicios de recreación, educación, deporte y subsidios de vivienda.

El aporte que deben realizar los empleadores equivale al 4% del IBC de cada trabajador y es obligatorio para todos, incluso para aquellos que están exonerados del pago al SENA y al ICBF. Actualmente, no existe exoneración legal vigente frente al aporte a cajas de compensación familiar, por lo que este debe pagarse en todos los casos.

Aunque el acceso a los beneficios depende de la afiliación del trabajador, la obligación de pago no está sujeta al nivel salarial del empleado ni al tipo de contrato laboral.

ICBF

El ICBF desarrolla programas de atención integral dirigidos a la niñez y la adolescencia. Este aporte es del 3% sobre el IBC de cada trabajador; sin embargo, de acuerdo con el artículo 114-1 del ET, hay una exoneración vigente por aquellos trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de 10 SMMLV, siempre que el empleador cumpla las condiciones de ley.

Es importante tener en cuenta que, si el trabajador iguala o supera el umbral de los 10 SMMLV, el aporte del 3% al ICBF vuelve a ser obligatorio para ese caso particular, incluso si el empleador se beneficia de la exoneración para el resto de su nómina.

SENA

El SENA ofrece formación técnica y tecnológica gratuita en todo el país. El aporte del 2% sobre el IBC de cada trabajador ayuda a financiar estos programas de educación y formación laboral.

Al igual que el ICBF, este aporte está sujeto a la exoneración establecida en el artículo 114-1 del ET, que aplica a trabajadores que devenguen menos de 10 SMMLV. Si el salario del trabajador excede ese límite, el aporte se vuelve obligatorio nuevamente.

Esta exoneración en el pago del 2% no elimina la obligación de contratar aprendices cuando la empresa esté obligada a ello. Se trata de obligaciones diferentes e independientes: una corresponde al financiamiento del sistema a través del aporte parafiscal y la otra al cumplimiento de la cuota de aprendizaje, que se aplica según el número de trabajadores.

Para conocer más sobre la sanción mínima y cuándo se aplica, te invitamos a consultar nuestro contenido. ¡Seguro te va a interesar!

¿Quién paga los aportes parafiscales?

En Colombia, las empresas tienen la obligación legal de realizar aportes parafiscales por cada trabajador que contratan. Estos aportes, que corresponden en total al 9% del IBC, no se deducen del salario del empleado, sino que son un costo que asume completamente el empleador y deben ser pagados a través de la PILA.

No cumplir con esta obligación o hacer un pago incorrecto puede llevar a procesos de fiscalización, requerimientos y sanciones por parte de la UGPP. Por eso, la adecuada liquidación de estos recursos es un aspecto clave de gestión financiera y cumplimiento legal para cualquier organización.

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¿Existen exonerados de pagar parafiscales?

Con la Ley 1819 de 2016, que añadió el artículo 114-1 al Estatuto Tributario, se estableció un beneficio de exoneración para ciertos empleadores. Sin embargo, este alivio no solo depende del nivel salarial, sino también del tipo de empleador.

Pueden beneficiarse de la exoneración las personas jurídicas contribuyentes del Impuesto sobre la Renta y las personas naturales que tengan a dos o más trabajadores, siempre que el salario de cada empleado sea inferior a 10 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV).

Esta exoneración no aplica al aporte del 4% a las cajas de compensación familiar. Además, el análisis debe hacerse de manera individual para cada trabajador y no de forma global para toda la empresa.

¿Cómo se liquidan los aportes parafiscales?

Para calcular los aportes parafiscales, es necesario determinar el IBC de cada trabajador. Este se compone únicamente de los pagos que se consideran salario, tales como:

• Salario básico.
• Comisiones.
• Horas extra.
• Recargos nocturnos, dominicales y festivos.

Los pagos que no se consideran salario, siempre que estén debidamente acordados según la ley (como las bonificaciones no salariales), no forman parte del IBC y, por lo tanto, no se incluyen en la base para calcular los aportes parafiscales.

Sobre este valor se deben calcular los porcentajes correspondientes. Por ejemplo, para un trabajador que devenga mensualmente $2.000.000, los parafiscales se distribuyen así:

• Caja de compensación familiar: 2.000.000 x 0.04 = $80.000
• ICBF: 2.000.000 x 0.03 = $60.000
• SENA: 2.000.000 x 0.02 = $40.000

Las empresas con más de 10 trabajadores a cargo suelen utilizar calculadora laboral o un software que les organiza la información sobre los aportes parafiscales y demás conceptos de nómina y prestaciones sociales de cada empleado.

Siigo Nómina Electrónica es la alternativa que puedes usar para tener un informe detallado de los aportes parafiscales por empleado y conocer cuáles están exonerados de este. Asimismo, puedes tener el control y registro de la nómina de tu empresa. El sistema que ofrece Siigo se integra con la contabilidad para tener un proceso empresarial completo que permite ahorrar tiempo y gestión.

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Diferencia entre aportes parafiscales y prestaciones sociales

Tanto los aportes parafiscales como las prestaciones sociales son pagos que realiza una empresa por cada empleado con el que tiene una relación laboral. En el caso de los parafiscales, estos son aportes que benefician a entidades públicas o mixtas con el fin de garantizar su funcionamiento.

Estos recursos tienen destinación específica y no generan un derecho económico directo, individual y exigible por el trabajador frente al empleador, ya que su finalidad es colectiva y de sostenimiento del sistema.

Las prestaciones sociales —como cesantías, intereses a las cesantías y prima de servicios— constituyen un derecho económico directo y exigible que debe recibir cada trabajador por el tiempo que prestaron sus servicios a la empresa. Si bien no garantizan el funcionamiento de una entidad, son un beneficio, en términos monetarios, para los empleados que dedican tiempo a su trabajo.

Cumplir adecuadamente con los aportes parafiscales en Colombia es fundamental para evitar complicaciones y mantener a la empresa al día con las obligaciones laborales. Con herramientas como Siigo, puedes gestionar tu nómina, liquidar aportes y minimizar el riesgo de errores, garantizando un proceso más ágil y confiable.